Viktig med rutiner for å motta digital sykmelding
LAG RUTINER: Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver råder virksomheter til å lage rutiner for å motta digitale sykmeldinger så fort som mulig.

Viktig med rutiner for å motta digital sykmelding

I en overgangsperiode vil noen sykmeldinger komme på papir, mens andre kan mottas digitalt. Det skaper usikkerhet hos mange arbeidsgivere.

     

mandag 20. november 2017 Knut Arild Vold

Alle arbeidstakere som går til fastlegen for å få en sykmelding, kan nå få sykmeldingen digitalt. Det er den delen som på papir kalles C-blanketten.

Dersom man er på sykehus eller blir sykmeldt av tannlege eller manuellterapeut, er det fortsatt papir som gjelder. Disse kommer trolig digitalt først i 2018.

Skaper usikkerhet

Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Jørgen Brostrøm sier de hver dag får henvendelser fra Faghjelp-kunder som er usikre på hvordan de skal håndtere mottak av sykmeldinger i denne overgangsfasen.

- Mange lurer på når dette kommer og hvordan man best bør legge opp rutiner for mottak av digitale sykmeldinger, sier Brostrøm

Del D delvis rullet ut digitalt

Når det gjelder søknad om sykepenger, den som heter del D på papir, så er den digitalisert i 8 fylker: Aust-Agder, Nordland, Finnmark, Troms, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland og Vest-Agder. Resten av landet kobles på ved årsskiftet.

- Siden arbeidstakerne kan velge om de ønsker å sende søknad om sykepenger digitalt, må alle arbeidsgivere i disse fylkene fortsatt ha rutiner for å kunne håndtere del D både på papir og digitalt. Det er ikke anledning for arbeidsgivere å kreve at arbeidstakerne leverer søknaden på papir, dersom de har valgt å bruke den digitale utgaven. Det er heller ikke mulig å kreve å få den digitalt, dersom arbeidstakeren ønsker å levere på papir, sier Brostrøm.

Mange fordeler digitalt

Jørgen Brostrøm og hans kolleger på trygderettsteamet i Infotjenester er ser mange fordeler for arbeidsgiver ved de nye digitale løsningene, og råder alle til å lage rutiner for digital håndtering.

- Fordelene med digital sykmelding er blant annet at de alltid er tilgjengelig for arbeidsgiver, verken arbeidsgiver eller arbeidstaker vil miste sykmeldingen, det er lettere å beslutte om den er sendt til riktig tid, og man slipper diskusjoner med arbeidstaker om hvorvidt den er sendt eller ikke.

Inntektsopplysninger kommer i 2019

Når det gjelder digitale inntektsopplysninger starter NAV nå opp pilotprosjekter med dette. Dette skal gjøres i sammenheng med at man utarbeider en digital løsning for søknad om foreldrepenger.

- Man vil da få testet ut digitale inntektsopplysninger i sammenheng med at man skal beregne og utbetale foreldrepenger. Dette skal videre føre til at man skal innføre digitale inntektsopplysninger også for andre områder hvor målet er at dette er på plass før 01.01.2019 da nytt regelverk for beregning av sykepenger og korttidsytelser skal på plass, sier Brostrøm.

Kommer inn i systemet

Infotjenesters rådgivere mener arbeidsgivere inntil videre bør en utarbeide rutiner internt som gjør at man er rustet til å motta digitale sykmeldinger i Altinn, kombinert med D på papir i tillegg til digitalt i de fylkene hvor det er åpnet. 

- Når vi kommer over på nyåret vil mange leverandører av lønn- og personalsystemer tilby løsninger som gjør at både sykmeldingen og søknaden kan mottas direkte i systemet. Det vil gjøre at man slipper Altinn som mellomstasjon, og da vil nok mye være løst. Da er det etter vår oppfatning viktig at de fleste arbeidstakere faktisk leverer sykmeldingen digitalt og ikke på papir, sier Brostrøm.

Infotjenester jobber med å rigge Simployer for å kunne motta sykmeldingen digitalt slik at arbeidsgiver som har Simployer mottar sykmeldingen direkte i systemet uten at man trenger å finne denne i meldingsboksen i Altinn.

Flere er fornøyde

I Infotjenesters fagforum har mange brukere diskutert digitale sykmeldinger den siste tiden. Flere forteller om gode erfaringer.

- Vi er med i pilotprosjektet og har hatt sykemeldinger digitalt siden februar. Nå har vi også oppfølgingsplaner digitalt. Jeg er veldig godt fornøyd og sparer endel tid. Ansatte og deres nærmeste ledere er også veldig positive, skriver en av brukerne.

- Vi er en middels stor bedrift med ca. 330 ansatte som har tatt i bruk elektroniske sykmeldinger. Det fungerer veldig bra. Utfordringen er som før å få ansatte til å levere sykmeldingene. Rutinene må endres. Når ansatte kommer med papirsykmeldinger blir de bedt om å registrere de via NAV.no. Dette kommer til å bli bra. Ansatte, ledere, leger og NAV tvinges til en tettere dialog som på sikt vil gjøre sykefraværsoppfølgingen mer konstruktiv og mindre byråkratisk, skriver en annen.

Kan være problematisk for store arbeidsgivere

Når det gjelder store arbeidsgivere, får Infotjenester mange forskjellige tilbakemeldinger på fagsupporten på telefon.

- Noen kunder er litt frustrert over at det blir uoversiktlig når alle sykmeldingene kommer inn i meldingsboksen, men dette er nok først og fremst et problem for store selskaper med mange sykmeldinger. Mange har også blitt forvirret over at de ikke finner sykmeldinger, men man har da vanligvis lett på feil sted. Husk at man må ha tilganger og at man finner sykmeldinger på det som er virksomhetens organisasjonsnummer der alle ansatte er registrert iht. A-meldingen, sier Brostrøm.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.