Å føre reiseregning kan være komplisert hvis man ikke vet hvordan det skal gjøres, eller har et godt verktøy til hjelp.
Oslo Kemnerkontor har kontrollert reiseregningene til en lang rekke store bedrifter, for å se om de er riktig ført. Resultatet var at 14 av 18 arbeidsgivere hadde gjort feil, skriver Dagens Næringsliv.
I følge kemnerkontoret har 36 millioner kroner i inntekts- og arbeidsgiveravgiftsgrunnlag ikke blitt innberettet. Statens Vegvesen alene risikerer å måtte gå gjennom 112.000 reiseregninger bare for 2011, i følge Dagens Næringsliv.
Tjenestereise eller ikke
Et avgjørende spørsmål når det skal avgjøres om diett kan utbetales skatte- og avgiftsfritt, er om reisen fyller vilkårene for å være en tjenestereise eller ikke. Reiser som utføres som en fast del av arbeidet og som inngår som faste, rutinemessige oppdrag anses ikke som tjenestereise. Ved slike reiser kan det ikke gis dagdiett etter statens satser for tjenestereiser, sier Infotjenesters lønnsrådgiver Arnstein Aarum.
- Av og til kan det være vanskelig å avgjøre hvorvidt oppdraget er av fast karakter eller ikke. Da kan det være til hjelp å stille seg spørsmål om hvorvidt arbeidstakeren må ha en særskilt godkjennelse av arbeidsgiver for å gjennomføre reisen. Hvis svaret er nei, kan det trekke i retning av at arbeidstakeren er på vanlig jobb, sier Aarum.
Gjelder ikke selgere på kundebesøk
Et eksempel på arbeidstakere som ikke er på tjenestereise, er selgere som reiser på kundebesøk, siden slike kundebesøk må sees på som en fast del av stillingen. Det samme gjelder håndverkere som er på oppdrag for å bygge eller reparere, eller journalister som er på reportasjeoppdrag.
En ansatt som sporadisk deltar på kurs, seminar eller konferanse i jobbsammenheng vil imidlertid være på tjenestereise.
Dagdiett
Hvis reisen anses som tjenestereise, kan man få utbetalt trekk- og avgiftsfri dagdiett etter statens satser uten å måtte legge frem kvittering. Disse satsene tar utgangspunkt i reisens varighet i timer.
Dersom man får enkeltmåltider dekket eller påspandert på slik tjenestereise, for eksempel ved en lunsj betalt av en oppdragsgiver, skal man foreta måltidsfradrag etter statens satser.
Når det ikke er tjenestereise
Personer som ikke er på tjenestereise kan også få dekket kostutgifter, dersom det ikke er tilgang til kantine eller spiserom på reisestedet (arbeidsstedet), og de derfor må ut og kjøpe seg mat på en café eller veikro. De dokumenterte utgiftene kan da refunderes skatte og avgiftsfritt av arbeidsgiver, sier Arnstein Aarum.
Det er dette som er sakens kjerne i reisene Oslo Kemnerkontor nå har kontrollert. Arbeidsgiver har ikke mottatt kvitteringer for utgifter som er dekket på reiser kemnerkontoret mener er å se på som en fast del av arbeidet.
Fornuftig å sette grenser
I utgangspunktet står arbeidsgiver fritt til å avgjøre hvor mye som skal dekkes i kostutgifter ved reiser som ikke fyller kravene til tjenestereise. Likevel anbefaler Arnstein Aarum å avtale noen rammer med arbeidstakerne.
- Det kan være fornuftig å avtale grenser for hvor langt man må reise, hvor lenge reisen må vare og maksimal pris på måltider som dekkes. Mange virksomheter har avtalt at man ikke dekker måltider dyrere enn for eksempel 150-180 kroner, og at man ikke dekker kost på reiser kortere enn 15 kilometer eller med varighet under 6 timer, sier Aarum.
Hold deg oppdatert med gratis nyhetsbrev
Vi sender ut gratis nyhetsbrev hver uke, med relevante nyheter for deg som er leder eller jobber med HR, personal, lønn, økonomi eller HMS.
Meld deg på ved å fylle ut skjemaet nedenfor - du kan når som helst melde deg av.
Ved å sende inn skjemaet godtar du våre vilkår
