Slik skal sykefraværet beregnes

Slik skal sykefraværet beregnes

Alle arbeidsgivere er lovpålagt å føre statistikk over sykefraværet i virksomheten, og det er regler for hvordan det skal gjøres. Likevel varierer beregningene kraftig.

     

mandag 13. mars 2017 Knut Arild Vold

Nylig skrev Moss avis at Moss kommune oppgir sykefraværet for kommunens ansatte til rekordlave 9,4 prosent i 2016. Samtidig viser tallene fra KS et sykefravær på 12,1 % for samme kommune. Det betyr at KS opererer med et sykefravær som er nesten 30 prosent høyere enn kommunens egne tall.

Ikke alle kommuner har presentert sykefraværstallene for 2016, men i flere kommuner Infotjenester har sjekket ligger KS sine tall langt over kommunens egne sykefraværstall.

For Bergen kommune er forskjellen rundt 10 prosent, mens for Trondheim kommune oppgir KS en sykefraværsprosent som ligger ca. 17 prosent høyere enn kommunens eget tall.

Stor forskjell i beregningene

En av forskjellene mellom kommunenes og KS sine tall er at kommunene bruker kalenderåret, mens KS regner fra 4. kvartal til 3. kvartal året etter.

Enhetsleder Hans Jacob Busch ved Arbeidsmiljøetaten i Trondheim kommune sier forskjellene også skyldes at KS bruker en annen beregningsmodell enn kommunene.

- KS sin beregningsmodell skiller seg fra kommunene sine beregningsmodeller i så måte at KS utarbeider og publiserer tall tatt ut på fastlønte hovedstillinger. Timelønte og vikarer inkluderes ikke i KS sitt uttrekk. I tillegg inkluderer de kun ansatte som har vært ansatt i hele rapporteringsperioden på 12 måneder. I Trondheim kommune sin egen statistikk inngår vikarer, men ikke timelønnede. Vikarer tenderer å ha lavere sykefravær enn faste ansatte, noe som trekker ned sykefraværsprosenten for kommunen som helhet sammenlignet med et uttrekk der de ikke inngår, som eksempelvis KS opererer med, opplyser Busch.

Skal gjelde ansatte

Infotjenesters erfarne trygderettsrådgiver Berit Stokstad bekrefter at det brukes mange ulike beregningsmåter både i private og kommunale virksomheter, og at det er vanskelig å ta stilling til hvem som gjør det riktig uten å studere tallene nærmere.

- Etter at den lovpålagte føringen av sykefraværsstatistikk ble innført i 1991 har regelverket blitt endret flere ganger. I begynnelsen ble sykefraværet ført helt presist, basert på hver enkelt ansatt. Dette var svært tidkrevende for arbeidsgiverne, og regelverket har senere blitt forenklet i 2002 og i 2007. Likevel får vi mange henvendelser fra kunder som er usikre på hvordan sykefraværsstatistikken skal føres, sier Stokstad.

Hun sier sykefraværsprosenten nå skal føres etter følende retningslinjer:

  • Registreringsperiode er hvert kvartal.
  • Alle som har opparbeidet rett til lønn skal med i sykefraværstatistikken – også midlertidige.
  • Antall avtalte dagsverk fremkommer ved å multiplisere antall ansatte med antall driftsdager per kvartal og stillingsandel. I praksis må man omgjøre x antall deltidsstillinger til 100 % stillinger.
  • Det skal gjøres fratrekk for feriedager med mindre arbeidstaker blir syk i ferien og mottar sykepenger.
  • Ved gradert sykefravær må sykefraværet omgjøres til 100 % sykefravær. 50 % fravær i 20 dager tilsvarer 10 sykefraværsdager i statistikken.
  • Hvert sykefravær regnes som et fraværstilfelle og føres bare en gang i det kvartalet hvor fraværet starter.

Sykefraværet ble lavere

Berit Stokstad sier overgang fra føring av sykefravær på hver enkelt ansatt og dennes faktiske avtalte arbeidsdager til registrering av sykedager i forhold til driftsdager i mange tilfeller medførte lavere sykefraværsprosent.

- Intensjonen med den lovpålagte sykefraværsstatistikken var å sette fokus på arbeidsgivers kostnader og ikke minst se om fraværet øker eller minsker. Ettersom det i praksis benyttes forskjellige modeller for å beregne sykefraværet, blir det vanskelig å sammenligne tallene direkte, avslutter Stokstad.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.