Slik skal reiseregningen føres
MYE INFORMASJON: Infotjenesters lønnsrådgiver Øivind Elvestad sier det er mye informasjon som må være med på reiseregningen for at utbetalingen skal kunne gjøres trekk- og avgiftsfritt.

Slik skal reiseregningen føres

Det er strenge regler for hvordan en reiseregning skal føres. Her finner du en oversikt over de formelle kravene.

     

mandag 9. februar 2015 Knut Arild Vold

Å føre reiseregning er ingen enkel sak. Dersom reiseutgiftene skal utbetales skattefritt, er det strenge formelle krav som må følges.

Det er ingen krav til at reiseregningen skal føres på et eget skjema, så lenge formkravene følges.

Vi anbefaler at du tar en titt på HRessurs Reise & Utlegg, som er et svært brukervennlig system for behandling av reiseregninger og utlegg og som tilfredsstiller skattemyndighetenes legitimasjonskrav.

I tillegg til at reiseregningen må tilfredsstille følgende formkrav for å kunne utbetales trekk- og avgiftsfritt, er det et krav for å utbetale ulegitimerte tillegg at beløpene ikke er høyere enn Skattedirektoratets forskuddssatser.

Informasjon som må oppgis for å få dekket ulegitimert diettgodtgjørelse skatte- og avgiftsfritt:

- Arbeidstakerens navn, adresse
- Arbeidstakerens signatur (ved elektronisk signatur er det strenge krav til sikkerhet).
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
- Formålet med reisen
- Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på
- Navn og adresse på overnattingsstedet, for hver overnatting (ved privat overnatting er det ikke et krav om å oppgi navn og adresse på overnattingsstedet)
- Type losji, fordelt på hotell, pensjonat og annet nærmere angitt losji

Informasjon som må oppgis for å få dekket ulegitimerte bilutgifter skatte- og avgiftsfritt:

- Arbeidstakers navn og adresse
- Arbeidstakers signatur
- Formålet med reisen
- Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
- Fullstendig reiserute
- Årsaken til eventuelle omkjøringer
- Totalt kjørt distanse
- Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for

Informasjon som må oppgis for å få dekket ulegitimert tillegg til overnatting skatte- og avgiftsfritt:

- Arbeidstakers navn og adresse
- Arbeidstakers signatur
- Formålet med reisen
- Hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
- Periode for hvert overnattingssted, hvis det er flere
- Type overnatting (hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt)
- For utenlandsreiser må det leveres bilag

Informasjon som må oppgis for dekning av reiseutgifter etter bilag skatte- og avgiftsfritt:

- Arbeidstakers navn og adresse
- Arbeidstakers signatur
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
- Formål med reisen
- Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på
- Hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet
- Billettpris
- Ved billettløs reise må reisebeskrivelse gis av reiseselskapet. Denne skal inneholde informasjon om reisen, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst og pris

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg