Tips for en god sykefraværssamtale

Før en arbeidstaker har vært sykmeldt i fire uker skal arbeidsgiver ta initiativ til å lage en oppfølgingsplan, der formålet er å avklare hva som skal til for at den sykmeldte kommer raskest mulig tilbake i arbeid. Arbeidstaker skal vise omsorg, avdekke eventuelle problemer i arbeidssituasjonen og komme frem til gode løsninger.

Tre viktige mål:

1. Få medarbeideren raskt tilbake på jobben.

2. Vise medmenneskelighet og avdekke eventuelle utfordringer rundt arbeidsforholdet.

3. Finne gode løsninger sammen og lage oppfølgingsmål.

Du skal skape motivasjon og engasjement rundt denne samtalen å få den sykemeldte med deg og ikke mot deg.

Ha en positiv innstilling, møt den sykemeldte med åpent sinn

Samtalen må være preget av tillit, respekt, velvilje, åpenhet, positivt menneskesyn og omsorg. Vær oppmerksom på dine egne antakelser og din egen agenda. Prøv å nullstill deg før du går inn i samtalen.

Lytt mest, prat minst – det er ok at det blir stille en stund

Samtalen skal ikke være noen enetale fra din side, men du skal skape en god dialog og en toveisprosess hvor du lytter mer enn prater. Benytt aktiv lytting.

Vis ekte interesse og være genuint interessert i å lære om vedkommende. Still åpne spørsmål, og reflekter over svarene. Ha øyekontakt og vær bevisst kroppsspråket ditt.

Sorter mellom:

- Det som ligger fast, og det som kan påvirkes.
- Det som tilhører fortiden og det som tilhører fremtiden.
- Det som må løses privat eller gjennom helsevesenet, og det som kan løses på arbeidsplassen. Husk at tilrettelegging må vurderes i forhold til virksomhetens drift.

Vær ryddig og ansvarliggjør

Husk at du er med i samtalen i kraft av rollen som leder, ikke terapeut eller venn. Du representerer bedriften og skal konsentrere deg om hva som kan gjøres for den ansatte i hans eller hennes arbeidssituasjon. Men når private og personlige forhold får konsekvenser for bedriften, blir følgende av dette en sak for deg som leder.

Det er viktig at du er forberedt på at du kan møte ulike emosjonelle reaksjoner fra den sykemeldte i samtalen. Alt fra stillhet, tårer, sinne, apati, osv. Du må klare å håndtere de ulike situasjonene, være konstruktiv og medmenneskelig. Noen eksempler på hvordan du kan håndtere ulike reaksjoner kan f.eks. være:

Stillhet

- Fyll stillheten med å gjenta at du ønsker å finne gode løsninger
- Oppfordre vedkommende til å foreslå løsninger
- Forklar at det er viktig å forstå hverandre
- Ikke overforklar situasjoner / hendelser

Tårer

- Tillat tårer, tilby papirlommetørkle og fortsett i en forsiktig tone
- "Jeg forstår at du opplever dette som vanskelig ... "
- "Vi må snakke om hvordan vi sammen kommer videre herfra."
- Vær hensynsfull, men ikke ta på personen

Sinne

- Vær stille og lytt. Ikke argumenter
- La vedkommende få "tømme" seg. Det nytter ikke å argumentere imot når vedkommende er i sinne. Vent til vedkommende er rolig.
- Kontroller dine følelser, hold deg rolig.