Én av fem ledere har sjekket eposten til ansatte

Hver femte leder sier de har sjekket eposten til de ansatte, viser en ny undersøkelse. Mange kjenner ikke til regelverket.
onsdag 29. mai 2019
Lesetid: 2 Minutter

Ifølge undersøkelsen som er utført av Deloitte og omtalt i Dagens Næringsliv, oppgir rundt 20 prosent av lederne at de har gått inn i ansattes epost eller annet elektronisk materiale. Ti prosent overvåker telefonbruk, mens 20 prosent sier de har overvåket hvilke internettsider ansatte besøker. 

Deloitte mener det er stor usikkerhet omkring dette regelverket.

- Vilkårene for å gjøre innsyn i arbeidstakers e-postkasse fremgår av en egen forskrift til arbeidsmiljøloven, sier Infotjenesters arbeidsrettsjurist Hans Gjermund Gauslaa.

Denne forskriften gjelder også innsyn i arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet, f eks mobiltelefon.

Må være nødvendig

Dette regelverket åpner for at arbeidsgiver kan sjekke e-post der det er nødvendig for å ivareta driften av selskapet, eller andre berettigede interesser ved virksomheten.

- Hvis en person for eksempel har langvarig fravær fra jobb, og det er viktig å få tilgang til kommunikasjonen denne arbeidstakeren har hatt med kunder, så kan det være grunnlag til å sjekke e-posten til vedkommende, sier Hans Gjermund Gauslaa.

Nøkkelordet her er «nødvendig». Dersom arbeidsgiver kan ivareta driften på andre måter enn ved å sjekke eposten til en arbeidstaker, så er innsyn ikke tillatt.

Alvorlig misbruk

Det er også lov å sjekke den elektroniske kommunikasjonen til en arbeidstaker dersom det er begrunnet mistanke om at tjenestene misbrukes.

- Hvis det er begrunnet mistanke om at arbeidsgivers epostadresse brukes i strid med de plikter arbeidstakeren har i arbeidsforholdet, eller vedkommende gjør noe som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, så gir det arbeidsgiver rett til innsyn, sier Gauslaa.

Eksempel her kan være mistanke om at arbeidstaker har dialog med andre for å starte opp virksomhet i konkurranse med sin arbeidsgiver.

Fremgangsmåte ved innsyn

Hans Gjermund Gauslaa peker videre på at dersom arbeidsgiver mener at det er grunnlag for innsyn, så skal arbeidstakeren så langt det er mulig varsles, og få mulighet til å uttale seg før innsyn gjennomføres.

- Forhåndsvarsel til arbeidstaker er ikke absolutt, men det skal gjøres «så langt som mulig». Arbeidsgiver trenger dermed ikke å vente på at det blir mulig å varsle arbeidstaker, dersom det er nødvendig å sjekke eposten umiddelbart for å ivareta den daglige driften. Arbeidstakeren skal så langt det er mulig få være tilstede når eposten blir kontrollert. Da vil den ansatte ha rett til å ha med seg en tillitsvalgt, advokat eller annen representant. Dersom det er grunn til å frykte at arbeidstakeren vil slette bevis når vedkommende blir varslet, så kan arbeidsgiver i forkant av varslingen lage en kopi av innholdet i e-postkassen for å kunne kontrollere om det har blitt endret etter at varselet ble gitt.

Underretning i etterkant

Hvis e-post sjekkes uten at arbeidstaker er tilstede ved kontrollen, f.eks. fordi det ikke har vært mulig å varsle skal arbeidstakeren ha en skriftlig underretning i etterkant.

Denne meldingen må inneholde opplysninger om

  • vilkårene for å gjennomføre innsyn
  • hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene for innsyn var til stede
  • hvilke rettigheter arbeidstaker har til å protestere etter EU-forordningen om personvern artikkel 21
  • hvilken metode for innsyn som ble benyttet 
  • hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet
  • resultatet av innsynet

Hold deg oppdatert med gratis nyhetsbrev

Vi sender ut gratis nyhetsbrev hver uke, med relevante nyheter for deg som er leder eller jobber med HR, personal, lønn, økonomi eller HMS.

Meld deg på ved å fylle ut skjemaet nedenfor - du kan når som helst melde deg av.

Ved å sende inn skjemaet godtar du våre vilkår


Del siden: