På tide med den årlige HMS-gjennomgangen

På tide med den årlige HMS-gjennomgangen

Hvis dere ikke allerede har gjort vurdering av HMS-arbeidet i 2012, er det nå på tide. Vi forteller deg hva som skal gjøres.

     

søndag 6. januar 2013 Anne Sandtorp

Seks av ti mangler oversikt
Så mange som seks av ti kontrollerte virksomheter mangler oversikt over hva som kan utgjøre risiko for arbeidstakere, samfunn og miljø. Dette viste resultatene av en landsomfattende risikoaksjon gjennomført høsten 2012 av Klima- og forurensningsdirektoratet, Fylkesmannens miljøvernavdelinger, Statens strålevern, de lokale brann- og eltilsyn, Næringslivets sikkerhetsorganisasjon og Arbeidstilsynet. 450 virksomheter ble satt under lupen, og Arbeidstilsynet beskriver resultatene som nedslående.

HMS-gjennomgang er lovpålagt
Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter stiller krav til at det skal foretas en overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. De fleste ledere løser dette ved å ha en årlig systemgjennomgang/revisjon, hvor man vurderer hva som fungerer, hva man må endre og om lovverket eller andre forutsetninger har eller vil endre seg.

En slik årlig gjennomgang er også en verdifull mulighet for øverste leder til å følge opp hvordan de oppgaver og plikter han/hun har ansvaret for ivaretas i bedriften, og planlegge nødvendige endringer.

Må dokumenteres skriftlig
Den systematiske gjennomgangen av HMS i virksomheten skal dokumenteres. Dette kan for eksempel gjøres ved å benytte en sjekkliste som arkiveres når den er ferdig utfylt.

Mangler dere oversikt over virksomhetens HMS? Nettbasert HMS-håndbok og avvikssystem fra Infotjenester samler dokumentasjon, holder dere oppdatert på regler og sørger for enklere oppfølging. Mer om HMS-håndbok og avvikssystem her.

Hvordan gjør man en årlig gjennomgang?
I større bedrifter er det vanlig at man gjør en slik gjennomgang på avdelingsnivå først, deretter på høyere nivåer og til slutt i toppledelsen. De som er sertifisert i henhold til ISO-standardene for kvalitetsstyring eller miljø, vil kjenne igjen metodikken fra «Ledelsens gjennomgåelse»

Deltakere
Det er ikke spesifisert hvem som skal delta ved en slik gjennomgang, men mulige kandidater er
- ledere
- verneombud
- evt andre representanter for de ansatte
- fagpersoner som verneleder, HMS-sjef e.l
- evt bedriftshelsetjenste

Aktuelle temaer og spørsmål
- Har vi nådd HMS-målene våre?
- Er handlingsplaner fulgt?
- Er resultatene fra kartlegging og feil og mangler for siste år fulgt opp?
- Fungerer eksisterende rutiner som forutsatt?
- Er opplæringsplanene gjennomført?
- Har vi oversikt over opplæringsbehov for neste år?
- Har vi nødvendige sertifikater, attester o.l. på plass?
- Kommer det nye krav i lover og forskrifter?
- Er det noen dokumenter/beskrivelser som må endres?
- Har de ansatte nødvendig kunnskap om det systematiske HMS-arbeidet
- Ivaretar de ansatte medvirkningsplikten sin på en tilfredsstillende måte?
- Er HMS-målene våre fortsatt aktuelle og reelle?

Dokumentasjon
Gjennomgangen skal dokumenteres.

Etterarbeid
- Sørg for at nødvendige tiltak settes i verk
- Utarbeid/oppdater handlingsplaner for neste år/periode
- Gjør gjennomgangen og ny handlingsplan kjent i organisasjonen, blant annet ved behandling i AMU, avdelingsmøter, vernemøter, ledermøter og oppdatering av elektronisk HMS-håndbok

Få oversikt i HMS-arbeidet

Med en HMS-håndbok får ansatte, ledere og vernetjeneste en samlet oversikt over lovverk, målsettinger, roller og rutiner for virksomhetens HMS. Les mer om HMS-håndbok fra Infotjenester.