På tide å gjøre den årlige HMS-gjennomgangen

På tide å gjøre den årlige HMS-gjennomgangen

Hvis dere ikke allerede har gjort en vurdering av virksomhetens HMS-arbeid i 2013, er det nå på tide. Vi forteller deg hva som skal gjøres.

     

tirsdag 7. januar 2014 Anne Sandtorp

HMS-gjennomgang er lovpålagt

Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter stiller krav til at det skal foretas en overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. De fleste virksomheter løser dette ved å ha en årlig systemgjennomgang/revisjon, hvor man vurderer hva som fungerer, hva man må endre og om lovverket eller andre forutsetninger har eller vil endre seg.

En slik årlig gjennomgang er også en verdifull mulighet for øverste leder til å følge opp hvordan de oppgaver og plikter han/hun har ansvaret for ivaretas i bedriften, og planlegge nødvendige endringer.


Må dokumenteres skriftlig

Den systematiske gjennomgangen av HMS i virksomheten skal dokumenteres. Dette kan for eksempel gjøres ved å benytte en sjekkliste som arkiveres når den er ferdig utfylt.

Mangler dere oversikt over virksomhetens HMS? Nettbasert HMS-håndbok fra Infotjenester samler dokumentasjon, holder dere oppdatert på regler og sørger for enklere oppfølging. Med vårt brukervennlige avvikssystem på nett og mobil i tillegg har virksomheten en solid løsning som håndterer HMS-arbeidet løpende og sikrer oppfølging og eventuelle tiltak.


Hvordan gjør man en årlig gjennomgang?

I større bedrifter er det vanlig at man gjør en slik gjennomgang på avdelingsnivå først, deretter på høyere nivåer og til slutt i toppledelsen. De som er sertifisert i henhold til ISO-standardene for kvalitetsstyring eller miljø, vil kjenne igjen metodikken fra «Ledelsens gjennomgåelse»

Deltakere
Det er ikke spesifisert hvem som skal delta ved en slik gjennomgang, men mulige kandidater er
- ledere
- verneombud
- evt andre representanter for de ansatte
- fagpersoner som verneleder, HMS-sjef e.l
- evt bedriftshelsetjenste

Aktuelle temaer og spørsmål
- Har vi nådd HMS-målene våre?
- Er handlingsplaner fulgt?
- Er resultatene fra kartlegging og feil og mangler for siste år fulgt opp?
- Fungerer eksisterende rutiner som forutsatt?
- Er opplæringsplanene gjennomført?
- Har vi oversikt over opplæringsbehov for neste år?
- Har vi nødvendige sertifikater, attester o.l. på plass?
- Kommer det nye krav i lover og forskrifter?
- Er det noen dokumenter/beskrivelser som må endres?
- Har de ansatte nødvendig kunnskap om det systematiske HMS-arbeidet?
- Ivaretar de ansatte medvirkningsplikten sin på en tilfredsstillende måte?
- Er HMS-målene våre fortsatt aktuelle og reelle?

Dokumentasjon
Gjennomgangen skal dokumenteres.

Etterarbeid
- Sørg for at nødvendige tiltak settes i verk
- Utarbeid/oppdater handlingsplaner for neste år/periode
- Gjør gjennomgangen og ny handlingsplan kjent i organisasjonen, blant annet ved behandling i AMU, avdelingsmøter, vernemøter, ledermøter og oppdatering av elektronisk HMS-håndbok

Få oversikt i HMS-arbeidet

Med en HMS-håndbok får ansatte, ledere og vernetjeneste en samlet oversikt over lovverk, målsettinger, roller og rutiner for virksomhetens HMS. Les mer om HMS-håndbok fra Infotjenester.