Nå kan du skanne og kaste reisekvitteringene

En regelendring i sommer gjør at arbeidstakere kan levere bilagene sine elektronisk til arbeidsgiver. Dermed blir det tillatt å ta bilde av bilaget med mobilen og kaste det.

     

mandag 25. august 2014 Knut Arild Vold

Fra i sommer er det tillatt at arbeidstakere leverer elektroniske reisebilag og kvitteringer til arbeidsgiver, dersom arbeidsgiver har systemer for å håndtere dette.

Regelendringen trådte i kraft 1. juli 2014. Se videoforklaring øverst i saken.

- Fram til 1. juli var det helt nødvendig at arbeidstakerne måtte levere sine papirbilag. Deretter kunne arbeidsgiverne skanne og kaste bilagene, dersom de ønsket det. En veldig tung ordning, fordi arbeidstakerne måtte ta vare på bilagene på reise og levere dem til arbeidsgiver, sier Infotjenesters lønnsrådgiver Johnny Nymark.

Han sier regelendringen gjør det langt enklere for både arbeidsgiver og arbeidstaker.

- Nå kan arbeidstakerne skanne sine egne bilag, og sende bilagene elektronisk til arbeidsgiver. Deretter kan de kaste bilaget, sier Nymark.

Kan ta bilde med mobilen

Regelendringen innebærer at arbeidstakerne kan ta bilde av kvitteringen med mobilen, og deretter kaste den.

- Et bilde fra en mobiltelefon vil være elektronisk dokument på samme måte som om et skannet dokument, og ingen kan se noen forskjell på det. Min mening er derfor at dette må aksepteres fullt ut, og jeg er helt sikker på at det vil aksepteres fullt ut av skattemyndighetene, sier Nymark.

Endringen er også gode nyheter for de mange tusen arbeidstakerne som fører reiseregning gjennom HRessurs reise og utlegg fra Infotjenester.

- Det vi nå gjør i HRessurs reise og utlegg som følge av denne regelendringen, er at det blir mulig å laste opp kvitteringen direkte inn i systemet. Kvitteringen vil da følge reiseregningen gjennom hele godkjenningsprosessen, og gjør det enklere for både ledere og lønnsmedarbeidere, sier konsulent Kirsti Nordseth.

I videoen øverst kan du se en demonstrasjon av hvordan dette fungerer. Eksisterende kunder av HRessurs reise blir oppgradert fortløpende fra høsten 2014.

Her kan du lese mer om HRessurs reise og utlegg

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg