Nesten alle bruker digital sykmelding

Nesten alle bruker digital sykmelding

De fire første månedene i år brukte nesten alle som har mulighet digital sykmelding. Tallene viser at systemet fungerer godt, mener NAV.

     

onsdag 9. mai 2018 Knut Arild Vold

15. januar i år ble den digitale søknaden om sykepenger, tidligere sykmeldingsblankettens del D, skrudd på for hele landet. Med det kan arbeidstakere og arbeidsgivere i de fleste tilfeller håndtere både selve sykmeldingen og søknaden om sykepenger uten å forholde seg til papir.

Mottakelsen har vært god, skal vi tro nye tall Infotjenester har fått fra NAV. Rundt 85 prosent av de som kan bruke digital sykmelding hadde 26 april tatt den i bruk. 90 prosent av de som har fått opprettet en digital søknad om sykepenger har sendt inn søknaden. De fleste som ikke har gjort det har nylig fått opprettet søknaden, men ikke sendt den inn, opplyser NAV.

DIREKTESENDT SEMINAR 1. JUNI: Digital sykmelding og nye rutiner

Får mindre oversikt

Infotjenester skrev nylig om tilbakemeldinger fra arbeidsgivere som mener de får mindre oversikt med digital sykmelding enn de har fått tidligere. En av grunnene er at de som jobber med HR og lønn ikke får noe varsel dersom arbeidstakeren glemmer å sende inn søknad om sykepenger. Dette varselet kommer bare til nærmeste leder.

Morten Tholander, som er produkteier for digital søknad om sykepenger i NAV, mener resultatene så langt viser at dette problemet er begrenset.  

- Vi mener det ikke er dekning for tallene Infotjenester bruker i sin artikkel, hvor det hevdes at arbeidsgiver kan tape millioner på digital sykmelding. Den reelle risikoen er ikke veldig høy, sier Tholander.

Han viser til at det bare er 3-4 % av søknadene om sykepenger for sykefravær over 16 dager som ble opprettet i januar som ikke er sendt inn digitalt. Av disse er «en vesentlig andel» sendt inn på papir, og det inkluderer også arbeidsgivere som ikke forskutterer – og dermed ikke taper penger dersom søknaden ikke blir levert.

Reelt problem

Infotjenesters trygderettsekspert Atle Torp står fast ved at det er et reelt problem for mange arbeidsgivere, da det er mange som gir uttrykk for at det er vanskelig å få full oversikt over alle sykmeldinger og tilhørende søknader. Spesielt virksomheter med mange underenheter og få ansatte på lønn/HR som sitter i sentrale funksjoner har gitt uttrykk for dette.

- En del av utfordringen kan nok også være at mange arbeidsgivere fortsatt ikke har full oversikt over hvordan de kan utnytte alle muligheten i Altinn. Vi bruker derfor en del tid på å forklare hvordan de best mulig utnytter de mulighetene som finnes i Altinn og hvilke rutiner de bør legge opp i tillegg til dette. Vi henviser også en del til NAVs informasjonssider som har blitt gode og informative, sier Torp.

Mangler varsler

Utfordringen for mange er at det ikke er laget varsler i Altinn om at en levert sykmelding mangler tilhørende søknad. Dette varslet går inntil videre bare til leder som virksomheten har meldt som leder i Altinn. Problemet da er at man er avhengig av manuelle rutiner hvor leder varsler HR/lønn eller at HR/Lønn selv har manuelle rutiner som medfører at de jevnlig sjekker Altinn for manglende søknader.

- Det er ingen tvil om det kan bli kostbart for selskaper dersom de går glipp av refusjon fordi de ikke får purret på ansatte som ikke har levert den digitale søknaden om sykepenger, sier Torp.

Må lage egne systemer

Den store forskjellen for arbeidsgiver med digital søknad om sykepenger, er at den ikke kommer inn til arbeidsgiver sammen med sykmeldingen slik den gjorde på papir. NAV presiserer at søknaden er en egenerklæring om hva som skjedde underveis i sykefraværet, og at den derfor må komme fra den ansatte når sykmeldingsperioden er over.

- Regelverket har alltid vært slik at man skal sende sykmeldingen (gammel del C) ved starten av fraværet og søknaden om sykepenger (gammel del D) når sykmeldingsperioden er over. De fleste vi har snakket med har imidlertid mottatt både del C og D samtidig og man har dermed unngått problemet med å vente på søknaden og se denne i sammenheng med sykmeldingen, sier Torp.

Ansatte sender inn søknaden

Det er den ansatte som sender inn søknaden etter at sykmeldingen er over. Ved lengre sykmeldinger over 31 dager kan men sende flere søknader til hver sykmelding.  Hvor mange søknader, avhenger av lengden på sykmeldingen. Det er tiden mellom sykmeldingen og søknaden som medfører risiko for at man overser at søknaden mangler dersom man ikke lager seg gode manuelle rutiner eller at NAV utarbeider varsler også i Altinn.

- For virksomheter som ønsker full oversikt må de lage seg rutiner, enten manuelt eller gjennom et lønns- eller personalsystem. Det er tilsvarende utfordring som ved håndtering av sykmeldinger og søknad om sykepenger på papir. Et tips er å vente med å arkivere den digitale sykmeldingen til søknaden om sykepenger også har kommet i innboksen i Altinn, for slik å holde oversikten. Når man ser at en sykmeldingsperiode er forbi, vet man at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og man kan minne den ansatte  på å sende inn søknaden, sier Morten Tholander i NAV.

TIPS OSS: Har du som arbeidsgiver gode eller dårlige erfaringer med digital sykmelding og søknad om sykepenger? Vi vil gjerne høre din erfaring.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.