Når skal du gi ansatte en advarsel?

Når skal du gi ansatte en advarsel?

Det finnes ingen lovregler knyttet til advarsler. Likevel er det noen ting du bør vite før du gir en ansatt en advarsel.

     

10. oktober 2017 Knut Arild Vold

Det kan være mange grunner til at en leder ønsker å gi en advarsel til en arbeidstaker.

Et eksempel kan være at den ansatte nekter å delta i oppfølgingsmøter, enten knyttet til sykefravær eller ved oppfølging av prestasjoner. Andre grunnlag kan være jevnlige forsovelser, dårlig kundebehandling, dårlig oppførsel mot kollegaer, for lange pauser, nekte å bruke pålagt verneutstyr osv.

Skriftlig advarsel kan være avgjørende

Advarsler er ikke lovregulert. Dette betyr imidlertid ikke at advarsler er uten betydning.

Gang på gang ser vi at domstolene legger vekt på om arbeidstaker som er sagt opp har fått advarsler på det forholdet som begrunner oppsigelsen. Det skyldes et grunnleggende krav om at en oppsigelse aldri skal komme overraskende på en arbeidstaker.

For at arbeidsgiver skal kunne overbevise en domstol om at arbeidstaker måtte forstå at det ville bli en oppsigelse, kan dokumentasjon, for eksempel i form av skriftlige advarsler, være avgjørende.

Husk at arbeidsgiver har bevisbyrden for at oppsigelsen er saklig begrunnet.

Muntlig veiledning

Når dette er sagt, er det viktig å understreke at skriftlig advarsel ikke er det første du bør tenke på dersom du opplever at arbeidstaker ikke følger fastsatte retningslinjer.

Normalt vil det først være en form for muntlig veiledning i det daglige eller i mer formelle oppfølgingsmøter. Det er først når arbeidstakeren ikke endrer sin atferd at det vil være grunn til å understreke alvoret i saken gjennom å gi en skriftlig advarsel.

Dette bør advarselen inneholde

Siden advarsler ikke er lovregulert finnes ingen krav til hvordan en advarsel skal se ut. Men en advarsel bør inneholde:

  1. En konkret beskrivelse av det forholdet det reageres på
  2. En beskrivelse av hva som forventes av arbeidstakeren
  3. Hvilke konsekvenser det kan få hvis arbeidstakeren ikke retter seg etter advarselen

For å sikre dokumentasjon på at arbeidstaker har mottatt advarselen, bør du sørge for at arbeidstaker kvitterer for mottatt advarsel, eventuelt at du sørger for at den sendes rekommandert.

Følg opp arbeidstakeren

Der det er gitt en skriftlig advarsel er det viktig at du som leder følger opp arbeidstaker i samsvar med det som står i advarselen.

Dersom du ikke gjør dette, og lar nye forhold som arbeidstaker tidligere har fått advarsel for passere, vil den tidligere advarselen miste sin verdi.

I slike tilfeller vil jo arbeidstaker med god grunn kunne hevde at en eventuell oppsigelse kommer overraskende. Etter at advarselen ble gitt har arbeidstaker “fått lov” til å fortsette uten at noe skjer og så kommer det plutselig en oppsigelse.

En skriftlig advarsel får mindre betydning etter hvert som tiden går. En advarsel som er  gitt for to eller tre år siden vil normalt ha liten betydning.

Hvor mange advarsler må man gi?

En god del virksomheter har interne retningslinjer som slår fast at det normalt skal gis to skriftlige advarsler før oppsigelse blir aktuelt. Det må imidlertid alltid vurderes konkret både om et forhold er grovt nok til å begrunne en advarsel og eventuelt om det er så grovt at det bør gjennomføres en direkte oppsigelse eller avskjed.

Enkelte forhold er så grove at veien om advarsler ikke er nødvendig, for eksempel ordrenekt, underslag og tyveri.

Hvordan skal ledere i din virksomhet håndtere slike saker? Med en lederhåndbok fra Infotjenester sikrer du at de både gjør det riktig i forhold til loven og i forhold til de forventningene deres virksomhet har til lederne.

I Faghjelp Personal finner du forklaringer til regelverket rundt oppsigelser, og du kan kontakte våre rådgivere for å stille spørsmål. Prøv gratis i 3 dager. 



Ny i HR-Rollen