Når fjorårets reiser utbetales i år
Infotjenesters økonomirådgiver Øivind Elvestad.

Når fjorårets reiser utbetales i år

Hva skjer med beløp og skattetrekk når arbeidsgiver skal dekke utgifter i forbindelse med reiser som ble gjennomført i fjor?

     

tirsdag 3. januar 2017 Knut Arild Vold

Det er mange grunner til at arbeidstakere bør levere reiseregning så fort som mulig etter at reisen er gjennomført. Ikke minst fordi det oppstår ekstra arbeid når reiser skal utbetales et annet år enn de er gjennomført.

- I statens særavtale for reiser står det at reiseregningen skal leveres snarest etter at reisen er fullført. Avtalen gjelder alle statsansatte, men brukes også av kommunal sektor og det store flertallet private bedrifter, sier Infotjenesters økonomirådgiver Øivind Elvestad.

Likevel kan ikke arbeidsgiver nekte å dekke arbeidstakerens reiseutgifter for reiser som ble gjennomført i fjor.  

Mer skatt på kjøregodtgjørelse

Når arbeidsgiver i år skal dekke arbeidstakernes utgifter i forbindelse med reiser som ble gjennomført i fjor, så skal det tas utgangspunkt i årets skatteregler. Dette prinsippet klargjorde Etatenes fellesforvaltning i sitt nyhetsbrev for januar 2016.

- Det innebærer at arbeidsgiver skal trekke skatt for kjøregodtgjørelse som overskyter 3,50 kr pr km, selv om den trekkfrie grensen var høyere da reisen ble gjennomført i fjor. Arbeidstakere må altså betale mer skatt på kjøregodtgjørelsen hvis reiseregningen utbetales i år enn de ville gjort dersom utbetalingen ble foretatt i 2016, sier Elvestad.

Satsene fra i fjor

Når det gjelder beløpet arbeidstakeren har krav på å få dekket, skal det imidlertid tas utgangspunkt i satsen på det tidspunktet reisen ble gjennomført.

Det innebærer at en del arbeidstakere som får dekket diett etter statens satser vil spare litt skatt på at den utbetales i år. Det skyldes at grensene for trekkfri diett er økt noe fra 2016 til 2017.

- Arbeidstakere som får diettgodtgjørelse etter statens satser har krav på 710 kroner i diett for overnattingsreiser som ble gjennomført i fjor. Hvis de har bodd på hotell vil det ikke utgjøre noen forskjell, siden hele beløpet vil være trekkfritt både i 2016 og 2017. Hvis arbeidstakeren derimot har overnattet privat eller på pensjonat, vil en større del av utbetalingen være trekkfri i 2017, sier Elvestad.

Ikke enorme forskjeller

Forskjellene er imidlertid ikke veldig store.

- For reiser hvor arbeidstakeren har bodd privat, kan det i 2017 dekkes 205 kroner trekkfritt. Hadde diettgodtgjørelsen blitt utbetalt i 2016 ville 200 kroner vært trekkfritt. Dersom arbeidstakeren har overnattet på pensjonat så kan 315 kroner utbetales trekkfritt i 2017, mot 307 kroner i 2016, sier Elvestad.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg