Må ha rutiner for bonuspoeng og rabatter
HASTER MED RUTINER: Fra neste år trenger arbeidsgivere gode rutiner for å sikre informasjon om ansattes bruk av bonuspoeng, gaver og rabatter, sier Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren.

Må ha rutiner for bonuspoeng og rabatter

Fra og med 2019 må arbeidsgiver rapportere inn privat bruk av bonuspoeng, gaver og rabatter ansatte får fra andre selskaper. Det krever gode rutiner.

     

tirsdag 4. desember 2018 Knut Arild Vold

De nye skattereglene for naturalytelser som trer i kraft i 2019 har fått mye oppmerksomhet. Det nye regelverket gir arbeidsgiver plikt til å rapportere inn alle skattepliktige ytelser ansatte mottar fra tredjeparter som kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser.

I tillegg må arbeidsgiver rapportere inn privat bruk av bonuspoeng som de ansatte har tjent opp gjennom jobben; enten det er gjennom hotellovernattinger, flyreiser eller andre bonusordninger.

- Siden arbeidsgiver ikke har noen måte å fange opp dette på, er du avhengig av at de ansatte selv rapporterer inn slike ytelser. Vi foreslår at dette gjøres ved å innføre rutiner som krever at de ansatte som mottar ytelser fra tredjeparter levere inn et skjema en gang i måneden, sier Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren.

Tre muligheter

Øren har sammen med sine kolleger utviklet et forslag til en slik rutinebeskrivelse. Denne finnes til nedlasting i oppslagsverket Faghjelp. Har du ikke tilgang, kan du få gratis tilgang i 3 dager ved å registrere deg her.

- Vi har tatt utgangspunkt i tre alternativer vi tror er ganske vanlige. Den første er en løsning hvor det åpnes for å motta ytelser fra tredjeparter, mot at disse rapporteres til arbeidsgiver. Her er det viktig å få frem hvordan og når ytelser fra tredjepart skal rapporteres inn. I vår rutinebeskrivelse foreslår vi at det legges inn at dette skal rapporteres innen en gitt dag hver måned, sier Øren.

Skal tilfalle arbeidsgiver

Et annet alternativ som er tatt med i rutinebeskrivelsen er at det åpnes for å motta ytelser fra tredjepart, men at disse skal tilfalle arbeidsgiver.

- For mange arbeidsgivere vil det være mye penger å spare på at bonuspoeng arbeidstakerne tjener opp på jobbreiser blir brukt til nye jobbreiser senere. Dermed vil man samtidig redusere kostnader og administrative byrder knyttet til å håndtere skattetrekk og arbeidsgiveravgift. For de som velger en slik ordning er det viktig å lage rutiner som presiserer hvilke ytelser som skal tilfalle arbeidsgiver; og om dette også gjelder gaver fra tredjepart, sier Øren.

Kan innføre forbud

Et tredje alternativ, som kanskje også er det enkleste, er å forby ansatte å motta gaver og opptjene ytelser som medfører rapportering, skatt og arbeidsgiveravgift.

- Her trenger man også en rutinebeskrivelse som gjør det klart hvilke ytelser den ansatte ikke har anledning til å motta.

Skjema til utfylling

For dem som velger det første alternativet, har Øren og hans kolleger utviklet et forslag til rapporteringsskjema som kan distribueres til de ansatte. Også dette er tilgjengelig for kunder av Faghjelp.

- Vi har utarbeidet et Excel-ark hvor den ansatte selv kan registrere ytelsene de mottar, enten det er gaver, rabatter eller bruk av bonuspoeng, slik at disse blir summert og kan leveres til arbeidsgiver. Skjemaet og forslagene til rutinebeskrivelser kan forhåpentligvis brukes som et utgangspunkt av arbeidsgivere som ikke selv har utviklet slike, sier Øren.

 

MER KUNNSKAP: Få tilgang til vårt kurs om de nye reglene for naturalytelser fra 2019 - som du kan se fra din egen PC eller mobil