Stor tilsynsaksjon på gang - slik er du godt forberedt
LAG EN PLAN: Det er ikke så mye som skal til for å få kontroll over HMS-arbeidet, sier Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp.

Stor tilsynsaksjon på gang - slik er du godt forberedt

Arbeidstilsynet gjennomfører nå en landsdekkende tilsynsaksjon med uanmeldte tilsyn. Her er noen tips for å være godt forberedt.

     

mandag 26. februar 2018 Knut Arild Vold

Arbeidstilsynet opplyser at de i slutten av februar og begynnelsen av mars, nærmere bestemt uke 8-10, holder en tilsynsaksjon med uanmeldte tilsyn i industrinæringen. 

Fokuset er denne gangen farlige maskiner og arbeidsutstyr, skriver regelhjelp.no

- Arbeidstilsynet vil stanse bruken av arbeidsutstyr som mangler sikkerhets- eller verneutstyr. Mangelfull sikring av arbeidsutstyr vil alltid utgjøre en betydelig risiko, sier direktør Trude Vollheim til nettstedet. 

Start med kartleggingen

En del arbeidsgivere er bekymret for HMS-tilsyn, ofte fordi de ikke vet hva de skal gjøre på HMS-området. 

- Det er særlig tre ting mange arbeidsgivere sliter med; å vite hva som skal gjøres, få det gjort og få god effekt av tiltakene man iverksetter, sier Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp. 

Husk å sjekke farlig utstyr

Når det gjelder uanmeldte tilsyn, så får man nødvendigvis ikke forberedt seg på samme måte som til et varslet besøk. De som nå lurer på om de er blant de utvalgte, kan kanskje med fordel ta en kikk på det man har gjort på HMS-området, og på hvilke rutiner man har.

For bruk av farlig arbeidsutstyr, er det flere ting å være oppmerksom på. Her er 3 av de viktigste:

  • Er utstyret vedlikeholdt, og er evt. tilhørende sikkerhetsutstyr slik det skal være?
    Det er dessverre fortsatt mange som demonterer eller modifiserer sikkerhetsutstyret fordi det oppleves som «tungvindt» å forholde seg til. Og nettopp dette er jo som regel hele poenget; det skal ikke være enkelt å stikke fingrene inn i en maskin for å fjerne fastklemte produkter mens maskinen går. Arbeidsutstyr hvor sikkerhetsanordningene er fjernet eller modifisert er ikke tillatt brukt, så enkelt er det. Bruk gjerne denne tilsynsaksjonen til å be verneombudene ta en ekstra kontrollrunde på sikkerhetsutstyr.
  • Instruks for bruk
    Arbeidsmiljøloven sier at «hvis det skal utføres arbeid som kan innebære særlig fare for liv eller helse, skal det utarbeides en skriftlig instruks om hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetstiltak som skal iverksettes. Det betyr at det ofte skal finnes en instruks som sier noe om hvordan utstyret skal kunne brukes på en sikker måte. Denne instruksen har naturlig nok ikke noe for seg hvis ingen kjenner til den og bruker den. Det hjelper lite at den er utarbeidet og finnes i en perm, et Word-dokument eller en HMS-håndbok.
  • Opplæring
    Den som settes til å håndtere farlig arbeidsutstyr skal ha gjennomført tilstrekkelig opplæring, og kravene til opplæring vil variere. Det kan dreie seg om sertifikat, kompetansebevis eller annet, men opplæringen skal dokumenteres. Her minner jeg spesielt om kravet til utstyrsspesifikk opplæring som kom sommeren 2016 (forskrift om utførelse av arbeid § 10-4)

Finn ut hva som skal gjøres

For å være forberedt på tilsyn generelt, varslet eller ikke, så må du jobbe langsiktig og systematisk. Det første du må gjøre, er å finne ut hvilke krav som stilles til din bedrift. Da kommer du ikke utenom den berømte og beryktede Internkontrollforskriften, sier Sandtorp.

- Internkontrollforskriften sier hva du skal holde styr på. Det er egentlig så enkelt som at dersom du har gjort og følger opp det som står der, så har du gjort det du skal. Forskriften sier at du skal ha oversikt over hvilke lover og regler som gjelder for din virksomhet og ha oversikt over hvem som gjør hva på HMS-området. Den krever at du skal kartlegge arbeidsmiljøet ditt både fysisk og psykososialt, så du vet hva styrkene, svakhetene og risikoen på arbeidsplassen er, sier Sandtorp.

Lage gode rutiner

For å kartlegge alle sidene av HMS-arbeidet trenger du flere kartleggingsverktøy. Eksempler på slike verktøy kan være risikovurdering/grovanalyse, arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler.

Kartleggingene du gjør legger grunnlaget for hvilke rutiner du legger opp. Brannsikkerhetsrunder, elsikkerhetskontroll og vernerunder er viktige for å lete etter feil og mangler på arbeidsplassen. Samtidig trenger du et system for å håndtere avvik fra dag til dag.

- Dersom en ansatt oppdager noe uheldig på arbeidsplassen, holder det ikke å vente til neste vernerunde. Det er heller ikke spesielt lurt å basere seg på å skrive gule lapper til ledere som ikke er til stede. Et godt avvikssystem er derfor viktig for å ta hånd om den kontinuerlige forbedringen av HMS-arbeidet, sier Sandtorp.

Årlig gjennomgang

Sist men ikke minst må du gjøre en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet, for å sikre at det fungerer som forutsatt. Det handler ikke bare om å se gjennom alle HMS-instruksene og sette på en ny dato, understreker Sandtorp.

- I den årlige gjennomgangen skal dere vurdere om dere lykkes, og får effekt av det dere driver med. Spør deg selv om dere gjør det dere skal, om dere har fulgt handlingsplanen, om dere når de målene dere setter, om dere har den opplæringen og oppfølgingen dere trenger, om dere har god nok kjennskap til regelverket, om det er nye regler på trappene dere bør kjenne til, om dere har begynt med noe nytt som dere ikke har tatt med i risikovurderingen, om dere bruker avvikssystemet og får den nytten av det som dere skulle hatt, sier Sandtorp.

Lag et årshjul

HMS-rådgiver Anne Sandtorp råder arbeidsgivere til å sette opp et årshjul for hva som skal gjøres gjennom hele året. Alle HMS-oppgaver som skal gjennomføres bør plasseres inn i dette årshjulet, og det bør følges opp at folk gjør det de skal.

- Etter ønske fra kundene våre har vi utviklet et digitalt prosessverktøy som skal hjelpe til med selve gjennomføringen av HMS-arbeidet. Her vil årshjulet være en av de viktige prosessene, som igjen kan ha underprosesser. Verktøyet hjelper til med å sørge for at ting blir gjort og at dokumentasjon er tilgjengelig. Samtidig vil stab og ledelse få full oversikt over hvor skoen trykker i hele organisasjonen. Les mer om HMS-prosesser fra Infotjenester.

Få oversikt i HMS-arbeidet

Med en HMS-håndbok får ansatte, ledere og vernetjeneste en samlet oversikt over lovverk, målsettinger, roller og rutiner for virksomhetens HMS. Les mer om HMS-håndbok fra Infotjenester.