Kombinasjon av private reiser og jobbreiser

Kombinasjon av private reiser og jobbreiser

Det er ikke alltid du skal skrive tidspunktene du faktisk reiste på reiseregningen.

     

Riktig føring av reiseregninger er aktuelt, ikke minst i forbindelse med at reiseregningene til flere stortingspolitikere er under lupen i mediene.

Et av temaene som har vært diskutert, er kombinasjonen av jobbreiser og private reiser. I slike tilfeller kan det være krevende å føre reiseregningen riktig, sier Infotjenesters økonomirådgiver og ekspert på reiseregninger, Espen Øren.

- Det er ikke alltid gitt hvordan reiseregningen skal føres dersom du kombinerer jobbreiser med private reiser. Ofte handler det om å føre en teoretisk reiserute på reiseregningen, sier Øren.

Han understreker at det ikke finnes lovregler for hvordan reiseutgifter skal dekkes av arbeidsgiver, og at dette må håndteres gjennom avtaler. Noen har tariffavtaler eller har forpliktet seg til å følge statens særavtaler. I andre tilfeller må det avtales direkte med arbeidstakeren.

- Arbeidsgiver står således fritt til å dekke ekstrautgifter den ansatte får i forbindelse med private gjøremål på en jobbreise, dersom de ønsker det. Det viktigste å huske på, er at det skal trekkes skatt hvis det dekkes utgifter til den private delen av reisen, sier Øren.

Her er fem eksempler på kombinasjoner av private reiser og jobbreiser, og hvordan de skal håndteres. 

 

1. Når du blir igjen på reisestedet etter jobbreisen

La oss si at du er på reise i Oslo på et jobboppdrag på torsdag og fredag, og at du av private grunner ønsker å bli igjen i hovedstaden til søndag. Hva skjer da med reiseregningen?

- Vi har en egen skatteregel for utvidet opphold. Hvis tjenestereisen har minst 2 døgns varighet og utvidelsen ikke overstiger 2 døgn, kan arbeidsgiver utbetale trekkfri diett begrenset til det du sparer på flyreisen. Hvis du for eksempel får en flybillett 1000 kroner billigere på søndag enn du ville fått på fredag, så betyr det at du kan få inntil 1000 kroner i trekkfri diett for helgen, dersom arbeidsgiver ønsker å dekke dette. Husk at den som reiser må dokumentere hva det ville kostet å reise hjem på fredag. Det kan for eksempel gjøres ved å bestille en billett på fredag – og så ta et skjermbilde av bestillingen i siste steg før den bekreftes, sier Øren.

- Dersom arbeidsgiver ikke ønsker å dekke diett for helgen, må den som reiser føre en teoretisk reiserute hjem på fredag, slik at reisen blir avsluttet på fredag i reiseregningssystemet. Arbeidstaker må også her dokumentere at flybilletten hjem på søndag ikke er dyrere enn den ville blitt på fredag, og eventuelt kreve at den ansatte betaler mellomlegget, sier Øren.

- Også dersom den private delen av reisen er av helt kort varighet, for eksempel noen timer, skal det føres et teoretisk reisetidspunkt på reiseregningen – slik at diettgodtgjørelsen blir riktig. Dersom arbeidsgiver dekker en høyere diettgodtgjørelse for de ekstra timene den ansatte bruker privat, er ikke mellomlegget skattefritt, understreker Øren. 

2. Når du reiser direkte på jobbreise fra en privat reise

I neste eksempel er den ansatte på en privat reise, for eksempel til Spania. Etter ferien skal den ansatte på et oppdrag i Tyskland. I stedet for å reise hjem til Norge for så å dra til Tyskland, ønsker den ansatte å reise direkte fra Spania til Tyskland.

- I skattereglene vil reisen fra Spania til Tyskland og hjem til Norge anses som en yrkesreise. Det betyr at arbeidstaker kan få dekket utgifter til reise og kost skattefritt fra de reiser fra feriestedet, men begrenset til det det ville kostet å reise fra Norge til Tyskland. Hvis reisen fra feriestedet til oppdraget blir dyrere enn det ville være å reise fra Norge til oppdragsstedet, og arbeidsgiver velger å dekke denne reisen, vil det overskytende utløse skatteplikt, sier Øren.

For ordens skyld vil dette eksempelet også gjelde for innenlandsreiser i Norge og med andre transportmidler enn fly.

3. Når du reiser direkte fra jobbreise på en privat reise

Hva skjer hvis rekkefølgen er motsatt; altså at den ansatte for eksempel er på en jobbreise i Danmark og i stedet for å reise hjem til Norge reiser direkte på ferie til Spania?

-  Dette eksempelet ligner mye på det første, altså et utvidet opphold. Her kan arbeidsgiver dekke det reisen tilbake til Norge ville kostet, uten å trekke skatt av det. Dersom reisen til Spania er dyrere, og arbeidsgiver likevel velger å dekke denne reisen, skal den ansatte trekkes i skatt for differansen. Arbeidstaker må dokumentere hva det faktisk ville kostet å reise hjem etter oppdraget. Det kan gjøres ved å gå gjennom bestillingsprosessen frem til betaling, og ta et skjermbilde som legges ved reiseregningen, sier Espen Øren.  

4. Når du har et privat opphold midt i jobbreisen

I det fjerde eksempelet har arbeidstakeren et privat opphold midt i en jobbreise. Dette kan for eksempel skje hvis den ansatte skal oppdrag i Tromsø på torsdag, fredag og mandag – og velger å bli igjen i Tromsø i helgen.

- I dette eksempelet er det kanskje ikke feriehensyn som gjør at du blir igjen i helgen, men fordi det er unødvendig bruk av tid og ressurser å reise frem og tilbake til Tromsø for en helg. I slike situasjoner kan den ansatte få dekket hotell og diettgodtgjørelse i helgen uten at det skal trekkes skatt av det – og uten at det stilles noen krav om at den ansatte jobber i helgen, sier Øren.

- Hvis oppholdet er lenger; for eksempel en ukes opphold mellom to konferanser i USA, så må arbeidsgiver gjøre en skjønnsmessig vurdering. Jo lenger oppholdet mellom oppdragene er, jo mer vil det tale for at eventuell dekning av reise- og oppholdsutgifter under mellomoppholdet er skattepliktig. Hvis oppholdet i mellom de to yrkesoppholdene ikke er lenger enn det som er nødvendig og hensiktsmessig, mener vi det er greit å dekke losji og diettgodtgjørelse skattefritt i denne perioden, sier Infotjenesters økonomirådgiver.

5. Når du velger dyrere alternativer enn arbeidsgiver dekker

Til slutt skal vi ta med et eksempel hvor den ansatte ønsker å bruke dyrere alternativer enn det arbeidsgiver dekker – for eksempel et dyrere hotellrom eller en dyrere reise.

- Hvis den ansatte for eksempel ønsker et større hotellrom for å ta med seg samboeren på reisen, er den ekstra kostnaden for samboeren skattepliktig. Hvis arbeidsgiver ikke ønsker å dekke dette mellomlegget, må det trekkes ut fra reiseregningen. Også i dette eksempelet må arbeidstakeren skaffe til veie dokumentasjon på hva hotellrommet ville kostet dersom det bare var arbeidstakeren selv som bodde der.

- Dersom den ansatte ønsker å ta drosje selv om det går flybuss eller oppgraderer rommet eller flyreisen, så er det opp til arbeidsgiver om de ønsker å dekke dette. Skattemessig har det ikke betydning, siden ikke er krav til at den ansatte skal bruke billigste reisemåte for å få dekket utgiftene skattefritt. Dermed blir det også opp til arbeidsgiver om de vil kreve dokumentasjon for hva det ville kostet å ta flybussen eller bo på det rimeligste rommet, sier Espen Øren.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg