Kan tape millioner på digital sykmelding
MANGLER OVERSIKT: Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Atle Torp snakker med mange arbeidsgivere som mangler oversikt over om søknad om sykepenger er levert.

Kan tape millioner på digital sykmelding

Med digital sykmelding har mange HR- og lønnsansatte mistet oversikten over hvem som leverer søknad om sykepenger. Det kan bedriftene tape millionbeløp på.

     

11. april 2018

NAV behandler årlig ca. 3,8 millioner sykmeldinger. Av disse er ca. 36 % utover arbeidsgiverperioden og 66 % av disse igjen er saker om refusjon. Det betyr at det kreves refusjon fra norske arbeidsgivere for over 900 000 sykmeldinger årlig. Vanligvis er en sykmelding 14 dager.  Med en gjennomsnittslønn på 500 000 kroner utgjør sykepenger for 14 dager ca. 19 000 kroner.  Det betyr at det kreves refusjoner for ca. 17 milliarder kroner årlig.

Må levere søknad om sykepenger

En viktig forutsetning for at arbeidsgiver skal få refusjon er at den ansatte leverer «Søknad om sykepenger», tidligere sykmeldingen Del D «Krav om sykepenger». Uten at søknaden eller Del D leveres, vil ikke den ansatte ha rett til sykepenger og arbeidsgiver vil heller ikke få refusjon.

- Arbeidsgiverne må derfor ha kontroll på om «Søknaden om sykepenger» eller Del D faktisk er levert. I dag gjøres denne jobben vanligvis av ansatte som jobber med lønn, og det er så langt det er mulig etablert rutiner for å fange opp de situasjoner hvor disse mangler. Det er ansatte på lønn som sørger for at det foreligger korrekt dokumentasjon og det er også disse som sender refusjonskravet til NAV, sier Infotjenesters juridiske rådgiver Atle Torp.

Ble tidligere levert med sykmeldingen

Systemet har inntil nå fungert slik at ansatte som blir sykmeldt har fått sykmeldingen Del C og Del D når en forlater legekontoret.

- De fleste leverer derfor både Del C og Del D umiddelbart ved fraværets start. Arbeidsgiver har da hatt kontroll på om Del D foreligger helt fra starten av fraværet og kan følge dette opp der den ikke er levert. Refusjonssakene kan da igangsettes umiddelbart ved at arbeidsgiver sender Del D sammen med inntektsopplysningene til NAV, sier Torp.

Forsinkelse med refusjon

Den nye digitale løsningen til NAV medfører utsatt innlevering av «Søknaden om sykepenger» ved at søknaden ikke blir tilgjengelig før hele sykmeldingsperioden er over.

- En sykmeldingsperiode kan være helt opp til 31 dager før den deles opp, slik at et krav om sykepenger kan være for opptil 1 måned om gangen. De fleste arbeidsgivere har da lagt ut lønn og har dermed risiko for at søknaden senere blir sendt, sier Torp.

Ingen oversikt i Altinn

Når sykmeldingsperioden er over, forutsetter den nye løsningen at den ansatte fyller ut «Søknad om sykepenger» og sender denne til arbeidsgiver, som mottar og behandler den i Altinn. Dersom den ansatte ikke sender søknaden, vil det sendes en påminnelse etter en uke. Etter enda en uke går det en påminnelse til nærmeste leder om at søknaden mangler.

- Det sendes imidlertid ikke noen slik påminnelse i Altinn hvor ansatte på lønn og HR har tilgang. De som arbeider med lønn vil da ha alle sykmeldingene i Altinn, men ingen oversikt over om søknaden som hører til sykmeldingene er kommet inn eller ikke. Hvis de skal skaffe seg slik oversikt må de sette opp manuelle varslingsrutiner som varsler når en slik søknad var forventet mottatt. Eller rutiner som gjør at nærmeste leder varsler lønn når de mottar sin påminnelse. Vår erfaring er at nærmeste leder ikke følger dette opp på samme måte som ansatte på lønn med den følge at man risikerer at «Søknaden om sykepenger» uteblir, sier Torp.

Mulig tap av refusjon

Der denne uteblir vil man også risikere tap av refusjon. Både det at søknaden blir sendt lenge etter fraværet og at det ikke finnes gode varslingsrutiner i Altinn, gjør at det er stor risiko for tap av refusjon.

- Vi har snakket med mange arbeidsgivere om dette og tilbakemeldingen er at de mangler oversikt. Spesielt for større selskaper med mange ansatte på flere driftssteder er risikoen for at man ikke fanger opp manglende søknader høy, sier Torp.

Mer informasjon om bruk av sykmelding?

Hvis du er leder, eller jobber med personal/HR/lønn er det mye informasjon om bruk av sykmelding å finne i det nettbaserte oppslagsverket Faghjelp Sykepengeordningen. 

Der finner du artikler, videoer, skjemaer og interaktive verktøy som kan hjelpe deg. Fyll ut skjemaet nedenfor, så får du gratis tilgang i 3 dager - og vi sender deg tips til artikler som går mer i dybden på temaet.