Innfører ny varslingsrutine for søknad om sykepenger
ENKLERE RUTINER: Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Atle Torp tror mange lønnsmedarbeidere blir fornøyd med å få varsel om uteblitt søknad om sykepenger.

Innfører ny varslingsrutine for søknad om sykepenger

Etter innføringen av digital sykmelding har mange arbeidsgivere slitt med å holde oversikt over ansattes søknader om sykepenger. Nå innfører NAV en ny varslingsrutine.

     

Innføringen av digital sykmelding har ført til at arbeidsgivere har måttet legge om rutinene for hvordan de håndterer ansattes sykmeldinger.

En av utfordringene Infotjenester kjenner til at mange arbeidsgivere som forskutterer sykepenger har fått, er å fange opp om de ansatte sender inn søknad om sykepenger, tidligere del D på sykmeldingsblanketten.

Ansatte som ikke leverer denne søknaden vil ikke ha rett på sykepenger, og arbeidsgivere som forskutterer vil heller ikke få refusjon. Det kan de tape store penger på, som Infotjenester skrev om i april.

Bare leder fikk varsel

Frem til nå har den ansatte selv og deretter nærmeste leder fått varsel dersom søknaden om sykepenger ikke har blitt levert inn.

- Mange som jobber med lønn og HR har savnet dette varselet, siden det gjerne er de som behandler kravet om refusjon overfor NAV. Vi har snakket med arbeidsgivere som har innført manuelle rutiner for å holde styr på om søknadene om sykepenger faktisk kommer inn, sier Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Atle Torp.

Søknad om sykepenger blir ikke tilgjengelig for arbeidstakeren før hele sykmeldingsperioden er over, en periode som kan være helt opp til en måned. Da skal arbeidstakeren fylle den ut, før arbeidsgiver mottar og behandler den i Altinn.

Nå varsles også arbeidsgiver

Nå innfører NAV imidlertid et nytt varsel til arbeidsgiver som går ut dersom søknaden ikke kommer inn til tross for varsel til den ansatte selv og nærmeste leder.

- Fra 21. desember begynner vi å sende ut varsel i Altinn når det mangler en søknad om sykepenger. Hittil har disse varslene bare gått til den ansattes nærmeste leder. Mange arbeidsgivere har ønsket seg en slik varselfunksjon. De som har tilgang til enkelttjenesten «Søknad om sykepenger» i Altinn, får se meldingen i Altinn, heter det i en e-post fra Arbeids og velferdsdirektoratet.

En god nyhet for de som forskutterer

Dette vil nok mange lønns og HR-medarbeidere se på som en fin førjulsgave, tror Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Atle Torp.

 -Ja, et varsel til arbeidsgiver er en av de tingene vi etterlyste ganske tidlig, og som NAV til å begynne med sa de ikke ville tilby. Når dette nå kommer på plass kan en ansatt på lønn følge dette opp uten å være avhengig av at leder melder dette videre, slik de til nå har måttet gjøre, sier Torp.

Slik er de nye rutinene

Slik er den nye varslingsrutinen fra NAV, som gjelder fra 21. desember 2018:

  1. Den ansatte får SMS eller e-post dagen etter at søknaden er tilgjengelig for utfylling.
  2. Den ansatte får purring på SMS eller e-post én uke senere dersom søknaden fortsatt ikke er sendt inn.
  3. Nærmeste leder får varsel på e-post dersom søknaden fortsatt ikke er sendt inn én uke etter det igjen.
  4. Arbeidsgiveren får melding i Altinn (med påfølgende varsel på e-post eller SMS) dersom det går nok en uke uten at søknaden sendes inn, altså 21 dager etter at søknaden første gang ble tilgjengelig for den ansatte.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.