Frykter at nye reiseregler fører til feilutbetalinger
FRYKTER FEIL: Infotjenesters økonomirådgivere Johnny Nymark, Øivind Elvestad og Espen Øren frykter at mer kompliserte reiseregler kan føre til feilutbetalinger på reiseregningene.

Frykter at nye reiseregler fører til feilutbetalinger

Enda en gang har det kommet nye regler og satser som påvirker hvordan reiseregningene skal føres, og enda en gang har reglene blitt mer komplisert. Infotjenesters eksperter frykter feilutbetalinger til ansatte på reise.

     

28. juni 2018 Knut Arild Vold

Den siste uken i juni kom endelig statens særavtaler for 2018, rundt seks måneder forsinket. Avtalene som ble offentliggjort på mandag, har virkning allerede fra fredagen før.

Det er nå mer komplisert enn noen gang å føre reiseregning, sier Infotjenesters økonomirådgiver Øivind Elvestad.  

- Fra nyttår ble de trekkfrie satsene ble satt ned, noe som særlig er kompliserende ved hotellovernattinger. Så kom det nå nye satser i statens særavtaler. Men det stopper ikke der, det har også kommet nye beregningsregler. Før hadde vi en sats for påbegynt døgn, nå har vi tre forskjellige satser og beregningsregler for påbegynte døgn. Det kompliserer beregningene, særlig når det skal sees sammen med skattereglene, sier Infotjenesters økonomirådgiver Øivind Elvestad.

Etter at Infotjenester publiserte regelendringene tidlig mandag morgen, har det vært stor pågang fra arbeidsgivere som ønsker hjelp til å forstå det nye regelverket.

Mer komplisert år for år

Elvestad har jobbet med skatt i 36 år. Han sier reisereglene har blitt stadig mer kompliserte, og mye mer komplisert enn de burde være.

- Regelverket har blitt mer og mer komplisert, kanskje spesielt de siste årene. Det er mye tyngre å føre reiseregningene nå enn det var tidligere. For arbeidstakere som fører reiseregningene uten støtte fra et reiseregningssystem kreves det nå at de må kunne særavtalens regler og skattereglene. Det har de aller færreste arbeidstakere forutsetning for å gjøre, sier Elvestad.

Frykter feilutbetalinger

Lønnsmedarbeiderne har som regel bedre oversikt over regelverket enn arbeidstakerne, men de siste dagenes pågang på fagsupport tyder på at også disse har problemer med å holde oversikten.

- Lønnsmedarbeiderne skal ikke bare forstå hvordan reglene fungerer, de har også jobben med å kommunisere dette til de ansatte, og sørge for at alle reiseregninger føres etter regelverket. For selskaper som baserer seg på at arbeidstakerne fører dette manuelt, kan denne oppgaven bli formidabel. Siden arbeidstakerne ikke har forutsetning for å fylle ut reiseregningene uten et system som holder styr på satser og regler, er det stor risiko for feilutbetalinger, sier Elvestad.

Infotjenesters utviklere jobber nå på spreng for å oppdatere Simployer Reise & Utlegg med de siste endringene, slik at reiseregningene som føres i Simployer skal være korrekte med nye regler og satser. 

 

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg