Forbedringsmeldinger rett fra mobilen

Forbedringsmeldinger rett fra mobilen

Alle bedrifter bør ha et system der ansatte kan registrere små og store feil og forbedringsforslag, slik at man kan lære av dem. Infotjenester lanserer snart mobil-app, for å gjøre rapporteringen enklere.

     

tirsdag 1. oktober 2013 Knut Arild Vold

For høy arbeidspult, dårlig luftkvalitet på møterommet eller stillas som holder på å falle sammen. Hver dag opplever arbeidstakere alt fra små irritasjonsmomenter til nestenulykker og skader.

- Disse «småsakene» kan føre til langvarig sykdom eller alvorlige ulykker hvis man ikke tar tak i dem. Derfor er det svært viktig at de blir behandlet forsvarlig, sier Infotjenesters HMS-konsulent Hilde Oppedal Olsen.

Unngå underrapportering

Utfordringen de fleste virksomheter sliter med, er å få medarbeidere til å rapportere inn avvik. Mye av grunnen kan være at de fleste avvik ikke foregår mens man sitter ved datamaskinen, men ute der man jobber.

- Både ledere og ansatte tror ofte at dette er tidkrevende og «alvorlig». Slik behøver det ikke å være. Det viktigste er at avviksskjemaene er lett tilgjengelige der du er, og enkle å fylle ut. Saksbehandlere trenger heller ikke bruke mye tid på selve behandlingen, det kan ta alt fra to minutter til flere uker avhengig av hva saken gjelder. Uansett, det viktigste er å få sakene inn, sier Oppedal Olsen.

Registrering på mobil

- For å gjøre det enda enklere å rapportere avvik, har vi i Infotjenester nå utviklet en applikasjon til smarttelefoner, som gjør at alle avvik enkelt kan registreres umiddelbart, og ikke dagen eller uka etterpå. Man kan legge inn bilder direkte fra telefonen, og sørge for at avvikene kommer rett inn i systemet. Dermed risikerer man ikke at de forsvinner uten at de er behandlet, sier Hilde Oppedal Olsen.

Applikasjonen er tilgjengelig fra midten av oktober.

Innmelder trenger ikke å ta stilling til hvem som skal ha avviket til behandling, eller hva som skal skje videre, de skal kun beskrive det som har skjedd og hvor.

Også avvikssystemet som ligger i bunnen både for «mobil-avvik» og avvik rapportert fra PC, har nå fått en overhaling. Hovedfilosofien er at det skal være enkelt hele veien, både å registrere og behandle små og store avvik.

Ikke bare ved ulykker

Mange forbinder avviksregistrering med de virkelig store og dramatiske hendelsene som skal rapporteres til myndighetene som dødsulykker, skader, utslipp, branner og alvorlig forurensing.

- Dette er viktige ting som må håndteres skikkelig. Men avviksregistreringen bør også sees på som et forbedringsverktøy i hverdagen, slik at man lærer av nestenulykker og farlige forhold før noe alvorlig skjer, sier Oppedal Olsen.

Hun oppfordrer derfor kunder til å bruke avvikssystemet til langt mer enn bare alvorlige hendelser. Også «småproblemer» på arbeidsplassen, forslag til forbedringer fra medarbeiderne og kanskje også kundeklager bør tas inn i systemet, slik at man har et system for å fange dem opp og sørge for at de blir behandlet. Her står kundene helt fritt til selv å velge hvilke kategorier de ønsker at ansatte skal rapportere inn. Infotjenesters avvikssystem kan derfor like gjerne brukes i kontor- og butikkmiljøer som i industri eller bygg og anlegg. 

Ta ut rapporter

En annen fordel med et godt system for avviksregistrering er at man kan hente ut gode rapporter i ettertid. Dermed er det for eksempel mulig å se systematiske feil, og jobbe for å fjerne disse.

- Hvis et avvik for eksempel gjentar seg ved flere butikker i en butikkjede, er det svært viktig å ha tilgang til rapporter som avslører dette, slik at man får gjort noe med det, sier Oppedal Olsen.

Mye penger å spare

Oppedal Olsen sier det er opplagt at bedrifter som er proaktive i forhold til helse, miljø og sikkerhet gjør det bedre økonomisk, enn dem som venter til det går galt. Ikke minst er dette en glimrende måte å underbygge engasjementet hos medarbeidere på. De kan enkelt og effektivt melde fra om ønsker, forslag og feil, og systemet bidrar til at de får tilbakemeldinger fra rett person. Gevinsten er naturligvis stor dersom man unngår en ny driftsstans eller ny ulykke, fordi man lærte av den forrige.

- Mange sier at man ikke trenger et fullverdig system for å håndtere dette, fordi man snakker sammen på jobben. Men slik er ikke situasjonen over alt. Mange jobber på kveld, natt eller helg, mens sjefen er på kontoret bare på dagtid. Mange sjefer er heller ikke tilgjengelig for sine ansatte til enhver tid.

- Å basere en så viktig del av driften på gule notatlapper eller tilfeldige eposter er ikke fornuftig, avslutter HMS-konsulent Hilde Oppedal Olsen i Infotjenester.

Varierende kvalitet

Arne Feragen i Arbeidstilsynet har jobbet mye opp mot bygg- og anleggsbransjen, og sier det er stor variasjon i hvor gode bedrifter er til å håndtere avviksregistrering og HMS.

- Det er gjerne en lang verdikjede som står bak store prosjekter, fra planleggingsfasen til prosjektering, bygging og drift. Her ser vi at det svikter en god del på HMS-arbeidet, og at det ofte ikke er gjort slik vi ønsker, sier Feragen.

Feragen mener det går mye på byggherren, som ofte ikke har nødvendig kapasitet og kompetanse til å ivareta rollen som bestiller (byggherre). På samme måte som den enkelte entreprenør skal kartlegge risiko forbundet med sin virksomhet, skal byggherren kartlegge de risikoforhold som er forårsaket av byggherrens planer.

De risikoforhold som ikke kan fjernes i plan og prosjekteringsfasen, skal medføre spesifikke tiltak som skal inn i planen for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. SHA-planen skal følge prosjektet i fra A-Å. Byggherren har ansvaret for at planen blir utarbeidet og oppdatert underveis.

Dersom rammevilkårene for et godt HMS-arbeid ikke er til stede i fra starten blir det vanskelig for entreprenøren å gjøre det skikkelig, når det ikke ligger et godt forarbeid i bunnen.

Har man gode nok systemer for å registrere avvik i HMS-arbeidet?

- Vi opplever at det varierer veldig, og jobber for at alle har systemer på plass for å registrere, ta tak i og lære av uønskede hendelser, avslutter Feragen.



Last ned gratis e-bok: HMS for ledere