Fikk full HMS-kontroll på nett

Fikk full HMS-kontroll på nett

Attføringsbedriften Tromsprodukt var lei av HMS-systemer på papir som var krevende å oppdatere og vanskelig tilgjengelig for de ansatte. Derfor tok de i bruk Infotjenesters nettbaserte HMS-løsninger.

     

torsdag 10. oktober 2013 Knut Arild Vold

Tromsprodukt er en stor attføringsbedrift med om lag 450 ansatte fordelt på 10 avdelinger, lokalisert på ulike steder i Troms. Bedriften driver med alt fra kantine og catering til produksjon og salg av kjøkkeninnredninger og reparasjon av rullestoler. Det innebærer mange ansatte, mange arbeidssteder og mange HMS-forskrifter å forholde seg til.

Trengte bedre tilgjengelighet

HMS-koordinator Roar Pedersen sier de tok kontakt med Infotjenester fordi de hadde behov et nettbasert system som er tilgjengelig for alle, uansett hvor de jobber og hva de jobber med.

- Fordi vi er så mange var systemet vi brukte litt uoversiktlig, og det var ikke så enkelt for alle å få innblikk i hvordan HMS-arbeidet fungerte. Vi var avhengig av papirkopier i permer, og hvis man ikke passet på å oppdatere ble det fort utdatert. Samtidig blir det stadig flere krav fra myndighetene, og vi kunne ikke være sikre på at det som sto i permene til enhver tid var gyldig.

Nå har Tromsprodukt ved hjelp av Infotjenester fått hele systemet tilgjengelig på nett. Infotjenesters jurister sørger for at regelverket alltid er oppdatert. I tillegg til avvikssystem og HMS-håndbok, har Tromsprodukt tatt i bruk lederhåndbok, personalhåndbok og personalsystemet HRessurs.


Skjermer i kantina

For å sørge for at alle har tilgang til avviksregistrering og HMS-håndbok, har Tromsprodukt montert opp noen berøringsskjermer i kantiner og på sentrale områder. Der kan alle gå inn i HMS-håndboka uten at de trenger et eget brukernavn og passord. På denne måten kan man også melde avvik. Pedersen sier at de ønsker å nå alle ansatte, ikke bare de som sitter på et kontor.

- Har dere som attføringsbedrift spesielle behov i forhold til HMS og avviksregistrering?

- Vi har behov for at rutiner og prosesser følges. Fordi vi har veldig stor gjennomstrømming av attføringsdeltakere, var det viktig å få på plass den delen som omhandler HMS og avvik. Det har vært viktig å få registrert hva som går feil i henhold til kvalitetssikring.


Uproblematisk etablering

- Hvordan opplevde du etableringsfasen av HMS-håndbok og avvikssystem fra Infotjenester?

- Det fungerte helt uproblematisk. Jeg sendte over materiale jeg hadde klart på forhånd til Infotjenester, som laget et forslag som jeg kikket gjennom. Noen ganger fikk jeg tilbakemelding på at vi måtte ha med ulike ting, fordi det er et lovkrav. Sammen fikk vi laget det ferdige produktet på en god måte.

- Hvordan bruker dere HMS-systemet?

- Vi bruker det som et oppslagsverk. Hvis vi for eksempel får en skade, finner vi fort skademeldingsskjema og rett RTV-blankett til NAV. Der finner vi også rutiner for hvordan vi skal forholde oss, hvem vi skal kontakte, osv. Når jeg skal gå vernerunde kan jeg lese referat fra siste AMU-møte, sjekke når vernerunden skal gå, ta ut vernerundeskjema og se ferdig utfylte vernerundeskjemaer hvis jeg lurer på noen ting i forhold til det.

- Jeg kan også se vedlikeholdsrutiner på tekniske installasjoner vi har og hvilken leverandør vi bruker. Går det for eksempel noe galt med ventilasjonsanlegget kan jeg sjekke hvem som har ansvar for det, hvilket firma som har levert det og hvem jeg skal kontakte for å rette feil.


Interessert i å se nærmere på HMS-løsningene som Tromsprodukt har valgt?
Se presentasjon av nettbasert HMS-håndbok her >>
Se presentasjon av nettbasert avvikssystem her >>

Få oversikt i HMS-arbeidet

Med en HMS-håndbok får ansatte, ledere og vernetjeneste en samlet oversikt over lovverk, målsettinger, roller og rutiner for virksomhetens HMS. Les mer om HMS-håndbok fra Infotjenester.