Effektive kommunikasjonstips i vanskelige tider
Tydelig kommunikasjon reduserer grunnlaget for misforståelser og rykter i usikre tider.

Effektive kommunikasjonstips i vanskelige tider

All erfaring sier at det aldri kan gis for mye informasjon til de ansatte når en virksomhet opplever usikkerhet. Med effektiv kommunikasjon kan dere skape en konstruktiv og samlet vei ut av vanskene.

     

fredag 20. januar 2017

Vi mennesker har behov for å se helheter. Vi lager meningsfulle enheter av de delene vi ser, og fyller selv inn det som mangler, slik at det blir et helt bilde. Det samme gjelder informasjon. Der det mangler informasjon, skaper vi informasjon, og skapt informasjon som deles med andre, blir fort til rykter.

En bedrift som opplever større utfordringer eller er i endring, er et arnested for rykter. Det går bort mye tid og energi på prat om hva som "egentlig" er sagt og ment og spekulasjoner om hva det ikke er informert om.

Det kan aldri gis for mye informasjon

Det eneste kjente tiltaket mot spekulasjoner og mistro er informasjon og kommunikasjon. Sørg for å gi mest mulig informasjon til de ansatte om situasjonen dere er oppe i og om tiltak som er planlagt. Informer også om status underveis i prosesser. Dersom det ikke har skjedd noe nytt, informer om det også!

Bare gjennom en felles forståelse av situasjonen og et felles bilde av den «nye» framtida kan dere skape den motivasjonen hos de ansatte som kreves for å møte både endringene og tiden etterpå.

Det er fire forhold som kjennetegner effektiv kommunikasjon i vanskelige tider: 

1) Tydelighet

Jo mer konkret og tydelig kommunikasjonen er, jo færre grunnlag for fortolkninger og misforståelser er det.

Vær tydelig på:

  • Hvorfor vi er i en vanskelig situasjon og hva betyr dette for oss - konkret. Dette kan handle om økonomi, endringer i markedet, nye kompetansekrav, teknologisk utvikling, produktets kvalitet eller andre forhold.
  • Hva vi ønsker å få til og hvorfor er dette bra for bedriften og medarbeiderne.
  • Hva endringen betyr for den enkelte medarbeideren.

2) Dialog

Forskjellen på informasjon og kommunikasjon er dialog. Dialog bidrar til å øke forståelsen for, og trykket i, gjennomføringen av de tiltakene som er nødvendige.
  • Gjennom mulighet til å spørre og be om presiseringer, vil informasjonen bli bedre.
  • Dialogen blir en sjekk på om budskapet når fram og blir forstått av de ansatte.
  • Delaktighet og involvering skaper motivasjon for endring.
  • Diskusjoner der og da reduserer muligheten for at negativitet kommer til uttrykk i andre fora.

3) Gjentakelse

Det som er sagt én gang, er sagt men ikke nødvendigvis mottatt. Spesielt i turbulente perioder der ansatte lever med utrygghet, er det nødvendig å benytte enhver anledning til å gjenta budskapet om hvorfor det er nødvendig med tiltak, hva en ønsker å få til og hva dette kan bety for de ansatte.

Å gi et budskap handler ikke bare om å snakke. For å skape mange gjentakelser, kan en også bruke oppslag, plakater, brosjyrer eller andre virkemidler for å sikre at budskapet blir gjentatt ofte nok.

4) Tillit

Uansett hvor tydelig informasjonen er, hvor mye dialog du inviterer til eller hvor ofte du gjentar budskapet, må all informasjon og kommunikasjon ha en basis i tillit. 

Tillit skapes gjennom mest mulig åpne og forutsigbare prosesser, og ved at informasjonen og kommunikasjonen er etterrettelig og sann. Tillit skapes ved at det som er sagt blir gjennomført i tråd med planen, eller at det tydelig informeres om endringer i planene.



Lederhåndbok: Trinn for trinn veiledning i leders hovedoppgaver

Nettbasert lederhåndbok fra Infotjenester lar ledere utføre personaloppgaver enklere, i tråd med gjeldende lov- og regelverk, bedriftens egne rutiner og god HR-praksis. En praktisk veileder bygget opp rundt hovedoppgavene rekruttere, følge opp, utvikle og avvikle. Mer om lederhåndbok.