Slik regner du diett på utenlandsreiser
UTENLANDSREISER: Infotjenesters lønnsrådgiver Johnny Nymark sier det kan være komplisert å beregne hvilken diettsats som skal brukes ved reiser i utlandet.

Slik regner du diett på utenlandsreiser

Å beregne diett på jobbreiser i utlandet er ikke enkelt. Det er lett å gjøre feil når man skal finne ut hvilket land det skal gis diettsats for.

     

mandag 19. oktober 2015 Knut Arild Vold

De fleste arbeidsgivere gir diett etter særavtalen for reiser i utlandet når arbeidstakere har arbeidsoppdrag i utlandet. Hvorvidt man følger denne avtalen er gjerne omtalt i arbeidsavtale eller personalhåndbok.

Avtalen inneholder ulike diettsatser for ulike land og noen storbyer har også høyere diettsatser enn landet de ligger i, sier Infotjenesters lønnsrådgiver Johnny Nymark.

Vanskelig å telle

Nymark sier hovedregelen er at arbeidstakeren skal ha diettsatsen for det landet arbeidsoppdraget ble utført i. Reiser den ansatte til London for å ha delta i et møte der, skal vedkommende som hovedregel ha diettsatsen for London.

Utfordringen oppstår gjerne når arbeidstakeren overnatter i et annet land på vei til eller fra oppdragsstedet eller ved oppdrag i flere land på samme reise.

- I slike situasjoner er det mange som gjør feil, og mange som kontakter vår fagsupport for å stille spørsmål, sier Nymark.

Hvilket land har arbeidstakeren vært lengst i?

Infotjenesters lønnsrådgiver sier arbeidstakere i slike situasjoner skal ha diettsatsen for det landet de har oppholdt seg lengst i det enkelte reisedøgn. Reisedøgnene telles i 24 timer fra det tidspunktet arbeidstakeren forlater hjemmet eller arbeidsplassen i Norge, og man må derfor bruke norsk tid når man teller.

- Her er det imidlertid viktig å være klar over at man ikke skal telle timene i et land fra tidspunktet arbeidstakeren krysser landegrensene, slik man kanskje skulle tro, sier Nymark.

Han sier arbeidstakeren skal regnes for å befinne seg i neste land allerede når han sjekker ut av hotellet eller avslutter oppdraget i et land.

Ved overnatting i Norge

En vanlig problemstilling oppstår når en arbeidstaker skal overnatte i Norge, for eksempel på Gardermoen, før reisen går videre til et oppdrag i utlandet. Da skal alle timene fra arbeidstakeren forlater hjemmet eller arbeidsplassen til vedkommende sjekker ut av hotellet på Gardermoen regnes i Norge. Timene etter utsjekking fra hotellet i Norge skal telles i landet oppdraget skal utføres.

- Det betyr at dersom arbeidstakeren forlater hjemmet sitt i Alta klokka 18.00, flyr til Gardermoen og sjekker ut fra hotellet klokka 07.00 dagen etter, så skal det regnes at vedkommende har vært 13 timer av det første reisedøgnet i Norge, og gis norsk diettsats for det første døgnet. Hadde arbeidstakeren reist klokka 20 hjemmefra, ville vedkommende i dette eksempelet vært 11 timer i Norge og 13 timer i oppdragslandet, og dermed skulle diettsatsen for oppdragslandet benyttes, sier Nymark.

For at natten i Norge skal telles i Norge og ikke i oppdragslandet, er det en forutsetning at vedkommende har en seng å sove i, og ikke bare tilbringer natten for eksempel i en stol på flyplassen.

Ved overnatting i utlandet på vei til nytt land

Dersom arbeidstakeren overnatter i utlandet på vei til oppdrag i et annet land, skal bare tiden fra innsjekk til utsjekk på hotellet telles i overnattingslandet.

- Det innebærer at en arbeidstaker som for eksempel må overnatte i London på vei til et oppdrag i USA skal telle timene både før og etter hotelloppholdet i London som USA. Tiden fra reisens start i Norge skal telles i USA, mens timene telles som London bare mellom innsjekk og utsjekk fra hotellet der, sier Nymark.

Oppdrag i flere land

Dersom arbeidstakeren har oppdrag i flere land i løpet av det samme reisedøgnet, opplyser Nymark at timene skal telles i neste oppdragsland fra det tidspunktet oppdraget avsluttes.

- Hvis en arbeidstaker for eksempel avslutter et møte i London klokka 13 og reiser videre til Madrid klokka 21 for et nytt oppdrag der dagen etter, så skal timene telles i Spania fra oppdragsslutt i England klokka 13, sier Nymark.

Når arbeidstakeren kommer tilbake til Norge, anses han å være på siste oppdragssted helt til reisen avsluttes hjemme i Norge.

- Hvis vedkommende må overnatte i Norge på vei hjem, anses vedkommende å være på oppdragsstedet i utlandet frem til vedkommende ankommer overnattingsstedet i Norge, og timene derfra til reisens slutt faller på Norge.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg