Dette bommer flest på om GDPR

Dette bommer flest på om GDPR

Hvem som har innsyn i referatet fra medarbeidersamtaler, var spørsmålet flest bommet på i vår quiz om GDPR.

     

5. desember 2017 Knut Arild Vold

Tidspunktet for den nye personvernforordningen fra EU, GDPR, rykker stadig nærmere. 25. mai 2018 trer det nye regelverket i kraft i Norge og resten av EU/EØS-området.

GDPR vil påvirke alle virksomheter med ansatte, og det begynner å haste med forberedelser og kartlegging av personopplysninger.

- Vårt inntrykk er at mange ledere og HR-ansatte fortsatt ikke vet hvor de skal begynne med forberedelsene til GDPR, noe den store interessen for forrige ukes webinar bekrefter, sier Infotjenesters produktsjef Tor Arne Furuseth.

I webinaret gikk advokat Eva Jarbekk gjennom hvordan HR og ledere helt konkret må gå frem for å forberede seg på den nye forordningen.

Her kan du registrere deg for å se webinaret i opptak.  

Quiz avdekket kunnskapshull

For noen uker siden la Infotjenester ut en quiz hvor du kunne teste deg selv i regelverket. Mer enn 1000 personer har til nå tatt quizen, og det er særlig et spørsmål som skiller seg ut ved at mange har svart feil.

70 prosent av de som har fullført testen svarte feil på hvorvidt en ny leder kan få tilgang til tidligere leders referat fra medarbeidersamtaler.

Referater tilhører arbeidsgiver

Infotjenesters juridiske rådgiver Camilla Schie-Veslum er blant juristene som svarer på spørsmål fra Faghjelp-kunder knyttet til GDPR. Hun sier at svaret på spørsmålet ganske enkelt er «ja».

- Når en avdeling får en ny leder, blir det spørsmål om hvilke referater som skal overføres til den nye lederen. Det er viktig å være klar over at referatene og tilhørende dokumenter tilhører arbeidsgiver og ikke den enkelte leder. Den nye lederen kan derfor få overført tilgang til alle slike referater som vil være nødvendige i deres jobb som leder, sier Schie-Veslum.

Starte med blanke ark

Schie-Veslum understreker at selv om arbeidsgiver har full anledning til å overføre referatene til ny leder uten å be om samtykke fra arbeidstakeren, er det ikke gitt at det alltid vil være det riktige å gjøre.

- Mange bedrifter praktiserer at ny leder ikke har tilgang til gamle medarbeidersamtaler fordi vedkommende skal «starte med blanke ark» overfor de ansatte. Det kan også være en god løsning, men her har ikke loven regler som må følges, og hver bedrift bør finne en løsning som er hensiktsmessig for den.

Husk å fjerne tidligere leder

Infotjenesters jurist sier at et lederskifte kan være en god anledning til å gå gjennom arkivet og slette referater ol. som det ikke lenger er behov for å lagre.

- Det er også viktig at tidligere leders tilgang til disse dokumentene da trekkes tilbake, for eksempel ved at nøkler til fysiske skap overleveres og elektroniske tilganger endres i systemene. 

LES MER: I artikkelen "Medarbeidersamtaler og oppfølgingsmøter" i oppslagsverket Faghjelp personvern i arbeidsforhold kan du gå mer i dybden i problemstillingen. 

Fyll ut skjemaet nedenfor, så får du gratis tilgang i 3 dager: 





 

Faghjelp - Personvern i arbeidsforhold

Visste du at Infotjenester tilbyr et digitalt oppslagsverk om personvern i arbeidsforhold, hvor du også kan få faglig support fra våre jurister? Les mer