Derfor trenger dere en reisepolicy

Derfor trenger dere en reisepolicy

Grensen mellom det som anses som nødvendige merutgifter på reiseoppdrag for arbeidsgiver og det som anses som ikke nødvendige merutgifter, er vanskelig å trekke. Nettopp derfor er det viktig at det utarbeides en reisepolicy i enhver virksomhet.

     

tirsdag 29. mars 2016 Knut Arild Vold

En reisepolicy er et viktig bidrag til at reiser for bedriftens regning begrenses til det som er nødvendig ut i fra tjenstlig behov. Policyen kan også sikre at reiseutgifter behandles og legitimeres i tråd med skattereglenes krav. Det er viktig å ha kunnskap om regelverk og satser, i tillegg til korrekt utfylte reisedokumenter, hvis det skulle bli et bokettersyn.

Gjennom å utarbeide en reisepolicy sikrer dere at

- de ansatte kjenner til bedriftens økonomiske og kvalitetsmessige krav til reisevirksomheten
- at regningen bedriften sitter igjen med begrenses til det som er nødvendig ut i fra tjenstlige behov

Klare regler vil også sørge for at alle ansatte på reise blir behandlet likt, og det sikrer at reisevirksomheten blir planlagt og gjennomført på en mest mulig kostnadseffektiv og rasjonell måte.

En god reisepolicy vil kunne være et styringsverktøy for effektiv håndtering av reisevirksomheten og sikre best mulig statistikk og oversikt over bedriftens reisevirksomhet.

Disse spørsmålene bør reisepolicyen gi svar på:

1. Hvilke prinsipper skal virksomheten legge til grunn for reiser i yrket?

2. Hvordan skal reisevirksomheten planlegges og bestilles?

3. Skal vi samarbeide med reisebyrå og bestille gjennom dem?

4. Hvilke transportmidler kan man bruke?

5. Skal vi dekke utgifter til overnatting etter regning?

6. Skal kost dekkes etter regning eller statens satser for diettgodtgjørelse?

7. Hvilken forsikringsdekning skal gjelde for reiser i yrket?

8. Hva kreves av dokumentasjon av reiseutgifter og hvordan skal oppgjør skje?

9. Hvilke rutiner skal virksomheten ha for reiseregning, attestasjon og leveringsfrister?

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg