Gjennom GDPR har norske arbeidsgivere nå fått øynene opp for personopplysningene de lagrer om sine ansatte.
Nylig holdt Infotjenester et webinar om regelverket knyttet til oppbevaring av personopplysninger i arbeidsforhold, med rekordmange deltakere.
- Mitt inntrykk er at mange nå er opptatt av å hente inn samtykke til å behandle personopplysninger, og at det også gjelder en del arbeidsgivere. Det er viktig å huske på at samtykke bare er et av flere behandlingsgrunnlag arbeidsgiver kan støtte seg på, og at vi med få unntak fraråder arbeidsgiver å benytte seg av samtykke som behandlingsgrunnlag, sier Infotjenesters juridiske rådgiver Hans Gjermund Gauslaa.
Arbeidsavtalen og lovbestemte plikter gir behandlingsgrunnlag
Gauslaa viser til at det ikke er nødvendig å benytte seg av samtykke i de sitasjonene hvor det er nødvendig å behandle personopplysninger for å oppfylle arbeidsavtalen. Det samme gjelder der det foreligger en rettslig forpliktelse til å behandle personopplysninger.
- Det betyr at arbeidsavtalen, og lovregler som krever at arbeidsgiver må behandle personopplysninger, gir behandlingsgrunnlag. Et eksempel kan være den lovpålagte forpliktelsen arbeidsgiver har til å følge opp syke ansatte og utarbeide oppfølgingsplaner. Dette er pålagt å gjøre gjennom arbeidsmiljøloven og folketrygdloven, og da har dere et behandlingsgrunnlag for disse opplysningene, sier Gauslaa.
Berettiget interesse
Et annet behandlingsgrunnlag arbeidsgiver kan støtte seg på er berettiget interesse.
- Det handler om at dere som arbeidsgiver har en god grunn til å behandle personopplysningene, og at ulempene for arbeidstakerne ikke er spesielt store. Dersom dere benytter berettiget interesse som behandlingsgrunnlag, må dere kunne dokumentere den vurderingen dere har gjort, sier Gauslaa.
Samtykke kan trekkes tilbake
Den viktigste grunnen til at samtykke ikke er å anbefale som behandlingsgrunnlag for personopplysninger om egne ansatte, er at et samtykke kan trekkes tilbake.
- Hvis du bruker samtykke som grunnlag, så er det en forutsetning og et krav at arbeidstakeren skal kunne trekke tilbake samtykket sitt når som helst uten negative konsekvenser. Da blir det tydelig at det er umulig å basere seg på samtykke for veldig mye av den behandlingen vi gjør i arbeidsforhold. Vi må heller bruke arbeidsavtalen, lovgrunnlaget og berettiget interesse, sier Gauslaa.
Unntak for bruk av bilder
Et av de få tilfellene hvor samtykke er aktuelt å benytte seg av som behandlingsgrunnlag i arbeidsforhold, er når arbeidsgiver ønsker å bruke bilder av de ansatte.
- Hvis dere for eksempel vil publisere bilder av ansatte på nettsidene deres, så må dere ha et samtykke fra de ansatte til det, sier Gauslaa.
Hold deg oppdatert med gratis nyhetsbrev
Vi sender ut gratis nyhetsbrev hver uke, med relevante nyheter for deg som er leder eller jobber med HR, personal, lønn, økonomi eller HMS.
Meld deg på ved å fylle ut skjemaet nedenfor - du kan når som helst melde deg av.
Ved å sende inn skjemaet godtar du våre vilkår
