Derfor bør du ikke be ansatte om personvernsamtykke
BØR IKKE BRUKES: Infotjenesters arbeidsrettsjurist Hans Gjermund Gauslaa advarer mot å bruke samtykke til å behandle personopplysninger i arbeidsforhold.

Derfor bør du ikke be ansatte om personvernsamtykke

Mange arbeidsgivere henter inn samtykke til å behandle opplysninger om sine egne ansatte. - Med noen få unntak er det ikke å anbefale, sier Infotjenesters jurist.

     

onsdag 26. september 2018 Knut Arild Vold

Gjennom GDPR har norske arbeidsgivere nå fått øynene opp for personopplysningene de lagrer om sine ansatte.

Nylig holdt Infotjenester et webinar om regelverket knyttet til oppbevaring av personopplysninger i arbeidsforhold, med rekordmange deltakere.

- Mitt inntrykk er at mange nå er opptatt av å hente inn samtykke til å behandle personopplysninger, og at det også gjelder en del arbeidsgivere. Det er viktig å huske på at samtykke bare er et av flere behandlingsgrunnlag arbeidsgiver kan støtte seg på, og at vi med få unntak fraråder arbeidsgiver å benytte seg av samtykke som behandlingsgrunnlag, sier Infotjenesters juridiske rådgiver Hans Gjermund Gauslaa.

LES OGSÅ: Slik hjelper HRM-systemet deg med GDPR

Arbeidsavtalen og lovbestemte plikter gir behandlingsgrunnlag

Gauslaa viser til at det ikke er nødvendig å benytte seg av samtykke i de sitasjonene hvor det er nødvendig å behandle personopplysninger for å oppfylle arbeidsavtalen. Det samme gjelder der det foreligger en rettslig forpliktelse til å behandle personopplysninger.

- Det betyr at arbeidsavtalen, og  lovregler som krever at arbeidsgiver må behandle personopplysninger, gir behandlingsgrunnlag. Et eksempel kan være den lovpålagte forpliktelsen arbeidsgiver har til å følge opp syke ansatte og utarbeide oppfølgingsplaner. Dette er pålagt å gjøre gjennom arbeidsmiljøloven og folketrygdloven, og da har dere et behandlingsgrunnlag for disse opplysningene, sier Gauslaa.

DIGITALT SEMINAR: 8. november kjører vi et direktesendt kurs i oppbevaring av ansattopplysninger og GDPR, som du kan følge fra din egen PC.  

Berettiget interesse

Et annet behandlingsgrunnlag arbeidsgiver kan støtte seg på er berettiget interesse.

- Det handler om at dere som arbeidsgiver har en god grunn til å behandle personopplysningene, og at ulempene for arbeidstakerne ikke er spesielt store. Dersom dere benytter berettiget interesse som behandlingsgrunnlag, må dere kunne dokumentere den vurderingen dere har gjort, sier Gauslaa.

Samtykke kan trekkes tilbake

Den viktigste grunnen til at samtykke ikke er å anbefale som behandlingsgrunnlag for personopplysninger om egne ansatte, er at et samtykke kan trekkes tilbake.

- Hvis du bruker samtykke som grunnlag, så er det en forutsetning og et krav at arbeidstakeren skal kunne trekke tilbake samtykket sitt når som helst uten negative konsekvenser. Da blir det tydelig at det er umulig å basere seg på samtykke for veldig mye av den behandlingen vi gjør i arbeidsforhold. Vi må heller bruke arbeidsavtalen, lovgrunnlaget og berettiget interesse, sier Gauslaa.

Unntak for bruk av bilder

Et av de få tilfellene hvor samtykke er aktuelt å benytte seg av som behandlingsgrunnlag i arbeidsforhold, er når arbeidsgiver ønsker å bruke bilder av de ansatte.

-  Hvis dere for eksempel vil publisere bilder av ansatte på nettsidene deres, så må dere ha et samtykke fra de ansatte til det, sier Gauslaa.

Faghjelp - Personvern i arbeidsforhold

Visste du at Infotjenester tilbyr et digitalt oppslagsverk om personvern i arbeidsforhold, hvor du også kan få faglig support fra våre jurister? Les mer