Bekymret for tilbakevirkende reisesatser
KAN BLI DYRT: Dersom partene blir enige om at nye reisesatser for 2018 skal få tilbakevirkende kraft, må flere millioner reiseregninger korrigeres, sier Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren.

Bekymret for tilbakevirkende reisesatser

Hvis reisesatsene for 2018 får tilbakevirkende kraft, vil det føre til at rundt 2,5 millioner reiseregninger må beregnes på nytt. Det bekymrer Infotjenesters økonomirådgiver.

     

mandag 12. mars 2018 Knut Arild Vold

Reisesatsene i statens særavtaler som skal gjelde fra 2018 er fortsatt ikke klare. Vanligvis er avtalene signert før nyttår, men i år drøyde forhandlingene mer enn en måned på overtid. 2. februar i år ble det brudd i forhandlingene, og saken er nå bragt inn for tvisteløsning. I følge en av partene vil behandlingen der tidligst starte midt i april. Dette betyr at inntil videre må utbetales reisegodtgjørelser etter stasene i særavtalene for 2017.

Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren er bekymret for hva som skjer dersom avtalen får tilbakevirkende kraft.

- Vi har fått signaler om at det ikke er utelukket at en avtale vil få tilbakevirkende kraft. Det vil i tilfelle få store konsekvenser for arbeidsgivere, som må etterbergne alle reiseregninger som er godkjent frem til avtalen er klar, sier Øren.

Millioner reiseregninger kan bli berørt

Tidligere næringsminister Trond Giske, anslo i sin tid at det leveres 8 millioner reiseregninger her i landet hvert år. Siden ca. 90 prosent av private arbeidsgivere følger satsene i statens reiseregulativ betyr det at omtrent 600.000 reiseregninger hver måned eventuelt må etterberegnes.

- Hvis vi antar at satsene økes noe, som er det mest sannsynlige, så vil arbeidsgiver måtte gå gjennom alle reiser på nytt for å finne ut hva de ansatte skal ha etterbetalt. Dette må rapporteres på a-meldingen på vanlig måte. Det vil også påløpe kostander til arbeidsgiveravgift på disse tilleggene. Siden satsene etter alt å dømme tidligst kommer i mai, vil dette kunne omfatte minst 2,5 millioner reiseregninger, sier Øren.

Hvis man i snitt bruker 5 minutter per reiseregning vil arbeidet med dette koste samfunnet nærmere 60 millioner kr.

Endrede beregningsmetoder

Enda mer dramatisk vil det bli dersom det ikke bare er satsene som endres, men også beregningsmetodene.

- Vi har også fått signaler om at det kan komme endringer i måten godtgjørelsen ved reiser beregnes på. Dersom dette skulle skje med tilbakevirkende kraft, vil omfanget av endringer arbeidsgivere må gjøre bli formidabelt. Vi får håpe partene forstår hvor store konsekvenser dette vil få, og unngår å gi eventuelle endrede beregningsmåter tilbakevirkende kraft, sier Øren.

Arbeidsgiver bør gjøre jobben

Det som i praksis må skje hvis satsene økes med tilbakevirkende kraft er at alle som har reist i år blant annet må finne ut hvor mange diettsatser de har fått og hvor mange kilometer de har kjørt i yrket. Andre godtgjørelser som kan være aktuelle å etterberegne er nattillegg og kompensasjonstillegg.

- Vi antar at det vil være mest hensiktsmessig at arbeidsgiver tar jobben med å finne grunnlaget for hvor mye den enkelte skal ha etterbetalt. Hvis de ansatte involveres i denne jobben vil det antagelig bli mange spørsmål til de som jobber med lønn og reiseregninger, og det som eventuelt innleveres av tilleggskrav fra de ansatte må kvalitetssikres uansett, sier Øren.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg