5 spørsmål om reiseregninger

5 spørsmål om reiseregninger

Hvert år svarer vi på tusenvis av spørsmål om reiseregninger. Her er noe av det vi oftest får spørsmål om.

     

torsdag 15. november 2012 Johnny Nymark

1. Hvordan skal en reiseregning se ut?
Etter at en ansatt har vært på reise og ønsker å få refundert utlegg eller utbetalt godtgjørelser, må den ansatte levere en reiseregning.

For at arbeidsgiver skal kunne utbetale godtgjørelser trekk- og avgiftsfrtitt, stilles det krav til reiseregningens utforming.

Følgende opplysninger skal alltid være med på reiseregningen:
• arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på

Ved krav om ulegitimert nattillegg, ulegitimert døgndiett og ulegitimert bilgodtgjørelse kreves det tilleggsopplysninger.

Ulegitimert nattillegg:
• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt.

Ulegitimert døgndiett:
• navn og adresse på overnattingssted. Dette bør likevel ikke oppgis hvis det gis trekkfri diett etter Skattedirektoratets laveste forskuddssats. Ved flere overnattingssteder, skal periode for hvert overnattingssted oppgis

Ulegitimert bilgodtgjørelse:
• fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• totalt utkjørt distanse for hver yrkesreise
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Mangler din bedrift et system for reiseregninger? Med HRessurs Reiseregning kan ansatte enkelt fylle ut sine reiseregninger på nett. Det går raskere enn å fylle ut skjemaer, og jobben for administrasjonen etterpå blir enklere. Ta en titt på løsningen her!

2. Må reiseregningen underskrives av den ansatte? Hva med elektronisk signatur?
Det er et absolutt krav at reiseregningen skal underskrives. Ved elektronisk signatur er det strenge krav til sikkerhet og til at ekte underskrift opprettholdes. Elektronisk underskrift på reiseregning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt og at reiseregningen ikke kan endres etter utstedelse og attestering.

For å gi tilfredsstillende sikkerhet, kan det for eksempel settes krav til tildeling og bruk av bruker-ID og passord. Det er arbeidsgiver som må vurdere om sikkerheten er ivaretatt slik at elektronisk underskrift kan likestilles med håndskreven underskrift.

3. Er alle statens satser trekkfrie?
Nei. Det kan være forskjell på hva man har krav på etter statens særavtale, og hva som kan gis trekkfritt.
Et eksempel på det er diettgodtgjørelse på tjenestereise med overnatting i Norge. Etter statens særavtale er denne på 640 kroner per døgn. Men skattedirektoratet setter som vilkår at denne bare er trekkfri ved overnatting på hotell eller lignende.

Dersom en arbeidstaker overnatter på pensjonat eller hybel/brakke uten kokemulighet, kan kun kroner 293 dekkes trekkfritt av arbeidsgiver. Overnattes det privat eller på hybel/brakke med kokemulighet, kan kun kroner 190 gis uten at den ansatte blir trukket i skatt.

4. Hvordan skal vi foreta trekk i diett for måltider?
Etter staten særavtaler for reiser skal måltidsfradrag gjennomføres når ett eller flere måltider er dekket av arbeidsgiver, oppdragsgiver, forretningsforbindelser eller andre som arbeidstaker har yrkesmessig relasjon til.

Satser for måltidsfradrag i døgndiett:
Frokost, 10 prosent av full døgndiett
Lunsj, 40 prosent av full døgndiett
Middag, 50 prosent av full døgndiett

En arbeidstaker som reiser på tjenestereise til London skal etter statens særavtaler for eksempel få en diettgodtgjørelse på 900 kroner i døgnet. Men hvis den ansatte bor på hotell med inkludert frokost finansiert av arbeidsgiver, skal vedkommende trekkes 10 prosent av full døgndiett. Og dermed få utbetalt 810 kroner istedenfor 900.

Det skal gjennomføres måltidsfradrag for alle måltider som er fullverdige. Et fullverdig måltid er et måltid som medfører at arbeidstaker kan spise seg normalt mett.

5. Hvordan beregne diett ved reise i flere land?
Etter statens særavtale for reiser i utlandet skal diett gis etter oppdragslandets/oppdragslandenes sats. Tiden med opphold i transportmiddel underveis og tiden med opphold i transitt (flybytte o.l.) underveis, skal gis etter diettsats for det oppdragssted man er på vei til.

Ved oppdrag i flere land innenfor samme diettdøgn, skal det gis diett for det landet man oppholder seg lengst dette døgnet.

Man er på nytt oppdragssted i et annet land ved avslutning av det forrige oppdraget. Dette kan f.eks. være ved møtets avslutning. Ved overnatting på forrige oppdragssted og reise direkte fra dette overnattingsstedet om morgenen uten å utføre noe oppdrag på dette stedet denne dagen, så er man på nytt oppdragssted i nytt land ved avreise fra overnattingsstedet.

Ved reise tilbake til Norge, er man på siste oppdragssted helt til reisen avsluttes hjemme i Norge.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg